Les résultats de recherche de votre wiki d’entreprise dans rationalK

Il vous est maintenant possible d’inclure les résultats de recherche de votre wiki d’entreprise dans rationalK.
De nombreuses entreprises utilisent un wiki (du type de wikipedia basé sur la technologie wikimedia) pour stocker le savoir de type 2 (should do : best practise,…) ou le savoir de type 3 (could do : good practise,…). C’est une très bonne chose.

Le stockage d’article au format wiki est une bien meilleur approche que le stockage de fichier words pour des raisons de mise à jour, de suivi de modifications, de recherche d’information, etc.

En donnant l’adresse de votre wiki d’entreprise à rationalK, vous incluez automatiquement le contenu de votre wiki dans rationalK. Sans efforts.

Voir l’article de Nick Milton pour la gestion du savoir sous la forme de wiki.

rationalK et l’ISO 9001

L’ISO 9001 requiert une maîtrise de la documentation de l’entreprise. RationalK, le logiciel de gestion de la documentation d’entreprise vous permet de remplir ce requis très simplement.

Votre procédure interne définit par exemple que tous les documents contenus dans un dossier spécifique de votre intranet sont exacts et les plus à jour. Il est important de configurer ce dossier en lecture seule pour l’ensemble de vos collaborateurs et en lecture écriture pour les pilotes de processus (c’est à dire ceux qui ont le rôle d’approbateur de la documentation).

Exemple du département des ressources humaines

Le dossier J:/rh/documentation/ est défini en lecture seule sauf pour la DRH qui en possède un accès en lecture écriture. Les documents rédigés par les collaborateurs des ressources humaines sont stockés sous J:/rh/travail. Lorsqu’un document est finalisé, il est soumis pour approbation à la DRH (pilote du processus de validation des documents rh). Si la DRH approuve ce document, alors il est déplacé dans le dossier J:/rh/documentation/.

Lorsqu’un utilisateur navigue dans la base ou fait une recherche, il voit le badge “Validé” pour les documents approuvés.

Documents validés et non-validés
Documents validés et non-validés

Note : Il est important d’afficher les deux documents car on ne sait pas si l’utilisateur recherche son document de travail pour contribuer à la prochaine version ou s’il cherche l’instruction (le guide) actuellement validée.

RationalK s’enrichit des résultats du web

RationalK permet de rechercher des documents sur l’intranet de l’entreprise. Il arrive qu’un utilisateur ne trouve pas ce qu’il cherche. Les deux raisons principales sont:

  1. les termes de recherche ou mots clés ne sont pas adaptés
  2. Le document n’existe pas

Pour remédier à cela, rationalK dispose d’un système de suivi des recherches qui permet au Knowledge Manager (ou responsable de rationalK dans l’entreprise) de suivre les requêtes qui ne renvoient aucun résultat.

Nous avons ajouté une nouvelle option qui permet de limiter la frustration de l’utilisateur et d’élargir considérablement les résultats de recherche. Il est maintenant possible d’inclure les résultats du web.

rationalK utilise google custom search engine pour renvoyer des résultats depuis une liste de site prédéfinie par l’entreprise. Par exemple, vous pouvez décider de ne renvoyer que les résultats provenant des sites : iso.org, afnor.org, techniques-ingenieur.fr.

Ainsi par exemple, si l’utilisateur cherche une norme (ISO 16232 dans l’exemple ci dessous), il trouvera les rapport internes qui en font mention mais aussi le lien direct vers le site officiel iso.org pour télécharger le document.

L’avantage principal de cette option réside dans le fait que rationalK fonctionne comme point d’entrée unique. Il n’est pas nécessaire d’effectuer une seconde recherche sur le web.

Résultats du web
Résultats du web

rationalK simplifie la confidentialité et l’unicité des documents

Comment filtrer les informations confidentielles sans dupliquer les sources ni la documentation ?

Problèmes :

  • Lors de l’ajout d’information : répétition de travail de saisie : perte de temps et source d’ erreur.
  • Lors de la consultation d’information : risque de ne pas avoir la version à jour.
  • Exemple : Une liste de produits gérée par le département engineering de la société.

Solution rationalK :

Une nouvelle fonction a été développée dans rationalK pour faciliter le partage d’information d’un département vers les autres départements de la société ou vers l’extérieur de la société (clients et fournisseurs). L’objectif est de ne maintenir qu’une unique source de donnée pour éviter les erreurs de saisie, les erreurs de version et surtout accélérer le travail de saisie souvent rébarbatif. Le département propriétaire des données saisie les informations dans son fichier Excel déjà existant. Il n’y a aucune habitude à changer pour les ingénieurs. La deuxième étape consiste à écrire un petit fichier de réglage dans lequel sont définit : les colonnes et les lignes à afficher.

Et voilà ! RationalK crée automatiquement un url pour accéder directement à cette base de donnée restreinte et sur-mesure. Le contenu de cet page url peut-être protégée par un mot de passe ou laissée public ce web en fonction des besoins. Il est possible de créer plusieurs url en fonction des destinataires.

A chaque modification, le contenu des pages externes sont mis à jours automatiquement et de manière transparente.

Le contenu de votre fichier excel devient “cherchable”. C’est à dire que les utilisateur peuvent chercher un mot contenu à l’intérieur du fichier excel et rationalK vous renverra le lien vers le fichier.

Exemple :

1) Fichier de base

Le fichier Excel de base
Le fichier Excel de base

2) Url : http://masociete.com/intranet/SalesDpt

Certains détails techniques sont masqués. Le choix des colonnes à afficher se règle dans rationalK.

Version département des ventes
Version département des ventes

3) Url : http://masociete.com/external

Seuls certains produits choisis sont affichés et les informations confidentielles (colonnes) sont masquées. Les lignes à afficher sont filtrées par le mot clé Website dans la colonne filtre.

Vision Web Public du fichier de base
Vision Web Public du fichier de base

Avantages

  • Pas de saisie en double
  • Aucune connaissance en base de donnée nécessaire (l’utilisateur doit juste savoir utiliser excel)
  • Mise en forme multiples et sur-mesure pour les utilisateur externes au département engineering
  • Mise a jour immédiate
  • Aucun changement d’habitude

Logiciel

RationalK est un logiciel de gestion de la connaissance permettant de capturer le savoir des employés de la société et de le mettre à disposition de toutes les équipes afin d’améliorer l’efficacité au travail et diminuer les frustrations.