Rationalk Nouveautés Avril 2018

Les nouvelles fonctionnalités Rationalk :

Vous pouvez créer des modèles de structure de dossier pour votre projet

Modèle de dossiers projet
Modèle de dossiers projet

Vous disposez de 3 calendriers :

  1. Calendrier par projet
  2. Calendrier par personne
  3. Calendrier de tous les projets

Sur ces calendriers vous voyez :

  1. Les tâches de chacun
  2. Le pourcentage d’utilisation des resources
  3. Les vacances et absences

Cerise sur le gateau : il est possible de les synchroniser avec Outlook ou Google calendar.

Calendrier projet
Calendrier projet

Une vue graphique de la comptabilité de tous les projets

Comptabilité de tous les projets
Comptabilité de tous les projets

Une vue graphique de l’utilisation de chaque ressource

Utilisation d'une ressource
Utilisation d’une ressource

Un Kanban pour interagir avec les status projets simplement

Kanban Projets
Kanban Projets

Une vue Gantt globale qui regroupe tous les projets

Gantt global
Gantt global

Notre outil de gantt est désormais compatible touch (iPad, iPad Pro, Surface, …)

La possibilité d’uploader vos modèles 3D et d’y incorporer de la documentation qui sera consultable de manière interactive

Navigation 3D
Navigation 3D

Intégration de la voix pour rechercher des documents

Nous avons implémenté un moteur d’intelligence artificiel qui analyse votre voix et le converti en texte de recherche.

Nouvel outil pour la planification et l’ordonnancement de la production

L’outil vous permet de planifier le travail pour des usines ou des manufactures.

  • Très simple mais complet
  • Vous permet d’arrêter la planification Excel…
  • Beaucoup moins cher et moins compliqué que les outils MRP, MES du marché

Toutes les informations sur https://rationalk.ch ou au 0768173346

 

Nouveautés Rationalk février 2018

Rationalk est un outil de gestion du savoir et de l’information qui vous permet de gagner en efficacité et de disposer d’une information juste au bon moment dans votre travail.

Logo

Les nouveautés du mois de février sur nos 3 produits :

Rationalk GED (Gestion documentaire)

  • Escalation des tâches à votre manager en un clic
  • Visualisation graphique en réseau pour vos documents (entièrement paramétrable)
Visualisation des documents en réseau
Visualisation des documents en réseau
  • Visualisation en dossier (entièrement paramétrable)
Vue dossier
Vue dossier
  • Filtre avancé dans la vue documentaire en table
Filtre avancé
Filtre avancé
  • Vous pouvez vous envoyer la liste des documents par email
  • Stocker des enregistrements audio directement avec le dictaphone Rationalk
  • Outil d’analyse de texte pour vous proposer des mots clés
  • Ajouter des fichiers à vos commentaires
  • Plateforme de partage documentaire sécurisée par mot de passe avec des utilisateurs externes (non membres de votre organisation) : pratique pour diffuser des normes d’achat, des conditions générales, de la documentation technique…

Rationalk PM (Gestion de projets)

  • Amélioration des performances du Gantt
  • La plateforme de discussion a été modernisée (plus proche de Skype et Slack)
  • Filtrer vos projets sur la vue de selection projet

    Filtre projets
    Filtre projets
  • Vue financière du projet (suivi des dépenses et des entrées de cash, calcule suivant la méthode de la valeur acquise : EVM)

    Finance Projet et EVM
    Finance Projet et EVM
  • Visualiser les documents connexes au projet avec l’analyseur de mots clés de Rationalk
  • Relier vos projets à n’importe quel élément de la base de connaissance de Rationalk
  • Marquer des entrées du journal de projet comme “Décision” pour tracer les décisions importantes du projet.
  • Nouvelles catégories projet : Gestion des risques, des opportunités, des contrats, des produits (lien avec Rationalk ERP ou votre ERP)
  • Analyses des défaillances et des risques : PFMEA – AMDEC (avec suivi des tâches : affectation et rapport d’avancement)

Rationalk ERP (Gestion d’entreprise)

  • Module de facturation a disposition dans la formule de base de Rationalk !
  • Outil de transfert de lignes de compatibilité (par exemple la comptabilité projet) vers vos logiciels de finance ou directement vers votre fiduciaire
  • Gestion des contrats client et fournisseur
  • Groupage de commandes fournisseur pour éviter de morceler en petites commandes quotidiennes.
  • Impression des étiquettes pour vos produits (en un clic lors d’un arrivage fournisseur)
  • Production :
    • Outil de nomenclature pour le calcul des besoins (paramétrable à souhait)
    • Planification de la production MES (encore en phase développement pour l’ajout de règles de priorités, vos feedbacks sont les bienvenus)

      Planning production MES
      Planning production MES
  • Saisie des heures et édition du rapport mensuel des heures

Voila pour février ! Nous sommes à votre service pour des démonstrations et analyser vos besoins dans les domaines de la gestion documentaire, gestion de projet et gestion d’entreprise.

Liaison ERP – Gestion de projet

Pourquoi utiliser conjointement Rationalk ERP et Rationalk PM (gestion de projet) ? Deux exemples :

  1. La liaison entre les commandes fournisseurs et le projetLors que votre fournisseur vous confirme les dates de reception effectives suite à une commande chez lui, vous les saisissez dans Rationalk ERP.
    Commande fournisseur
    Commande fournisseur

    Si la commande fait partie d’un projet alors le planning (Gantt) du projet sera mis à jour et le chef de projet sera notifié. Il recevra le commentaire interne par email. Cela permet de (re-)planifier plus précisément les opérations qui suivent dans le projet.

  2. La liaison entre les commandes clients et la plateforme de partage pour le client (extranet projet)
    Commande client
    Commande client

    Dès lors que vous savez quand seront livrées vos produits chez votre client, c’est bien de le lui confirmer. Rationalk vous permet de saisir ces information dans le système et d’y ajouter un commentaire. Ces derniers seront visibles sur l’extranet Rationalk : la plateforme de partage d’information avec votre client. Vous pouvez également y ajouter un commentaire interne qui ne sera visible que par l’équipe projet (et masqué au client).

Rationalk est un outil capable de simplifier le flux de l’information dans votre entreprise. La communication y est simplifiée pour gagner en efficacité et vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.

Pour voir une démonstration du logiciel, appelez-moi au +41 (0)76 817 33 46 (Thomas Doki-Thonon).

Optimisation des mots-clés dans RationalK

RationalK vous simplifie encore davantage la gestion des mots-clés (tags) pour vos documents avec le marquage en masse. Les fonctions:

  • Affecter un mot-clé à plusieurs documents en même temps
  • Supprimer un mot-clé de plusieurs documents en même temps
  • Remplacer un mot-clé par un autre sur tous vos documents
  • Afficher les documents n’utilisants pas les mots-clés prédéfinis par le gestionnaire de la base.
  • Faire l’extraction excel de tous vos mots-clés pour du traitement statistique
  • Identifier les documents partageant peu ou aucun mots-clés avec les autres : les documents solitaires ou oubliés.

Les mots-clés sont les rouages de plusieurs mécanismes pour RationalK :

  • Recherche par mots-clés
  • Structuration du marquage en obligeant les utilisateurs à utiliser des mots-clés prédéfinis ou standardisés (Tagging Best Practise)
  • Affichage en arborescence dynamique suivant la structure de mots-clés
  • Gestion des droits d’accès d’un document suivant les mots-clés
  • Les tags forment des liens entre documents pour donner du contexte et de l’information supplémentaire.

RationalK est un logiciel de gestion documentaire et de gestion de projet permettant de couvrir les aspects logiciels du vaste champ de la gestion de la connaissance en entreprise (Knowledge Management for Business).

Nouveautés gestion de projet rationalK

De nombreuses nouveautés sont disponibles dans le module gestion de projet de rationalK dont voici un résumé des principales fonctions :

  • Liste des projets et des tâches avec filtrage avancé
  • Planification de projet avec visualisation Gantt
  • Priorisation des tâches
  • Rappel par email des tâches à faire
  • Outil de saisie de procès-verbaux de séance (on évite de stocker de l’information dans word)
  • Forum de discussion autour du projet (on évite de stocker de l’information dans les emails)
  • Lien inter projets possible grâce aux retours d’expérience, à la réutilisation de documentation et à une catégorisation des projets efficaces
  • Résumé du projet en pdf
  • Modèles de projet réutilisables
  • Traçabilités des changements dans le projet
  • Fonctions sur-mesure développables

3 Interfaces différentes pour une expérience d’utilisation maximale :

  • pour le chef d’équipe (vue portfolio de tous les projets et de leur état d’avancement avec statistiques et indicateurs de performance KPI)
  • pour le chef de projet (vue projet avec les tâches distribuées aux collègues)
  • pour le membre de l’équipe projet (vue écran tactile géant pour visualiser le travail à faire et enregistrer les tâches finies et le temps passé sur chaque activité)
Interface touchscreen de gestion de projet
Interface touchscreen de gestion de projet

Tous les détails : https://rationalk.ch/pm

RationalK est une solution logicielle de gestion du savoir basée sur la structuration des documents de la PME. Nous développons des produits sur mesure dans les domaines de la gestion documentaire et de la gestion de projet. Les logiciels sont hébergés dans le cloud en suisse ou sur vos serveurs.
Pour organiser une démonstration dans vos locaux ou par visioconférence, contactez-nous au 0768173346

La veille technologique comme source de savoir avec rationalK

Un nouveau cas d’utilisation de rationalK : la veille technologique. Les entreprises désirant pérenniser et maximiser les retombées de cette activité trouveront leur compte avec rationalK. Tous les détails : https://rationalk.ch/veille-techno

RationalK est un outil de gestion du savoir à la croisée entre la GED et le logiciel de gestion de projet. Le savoir des employés est au centre du système.

[rationalK] Rappels et notifications

Nous avons mis en place un moteur performant et robuste de rappels et notifications dans rationalK. Le fonctionnement est le suivant :

  • Chacun de vos documents peut contenir des champs dates par exemple :
    • Un contrat dispose d’une date de fin
    • Une tâche dispose d’une date limite
    • Un document applicable dispose d’une date d’entrée en vigueur
  • Vous pouvez configurer pour chacun des ces champs des rappels
    • Vous choisissez x jours ou x heures avant ou après la date
    • Vous choisissez qui est notifié : un groupe de personne ou un utilisateur unique
    • Vous choisissez le type de notification : email ou sms

L’utilité des rappels dans le travail quotidien n’est plus à re-démontrer mais son utilisation dans un logiciel de gestion documentaire est une petite révolution.

rationalK permet de mieux gérer vos emails

Le constat

Nous faisons souvent le constat d’une mauvaise utilisation des emails. Voici une liste des problèmes que nous rencontrons dans l’emploi des emails comme unique support de l’information :

  1. Les emails sont, pour la plupart des cas, privés. Il est difficile de partager leur contenu. Un étranger au cercle de la discussion (c’est à dire une personne qui n’était pas dans les destinataires du message d’origine), rencontre beaucoup de difficultés pour appréhender le sujet ou s’intégrer dans l’échange.
  2. Nous cherchons des informations dans nos emails que lorsque nous nous rappelons de l’existence de l’information. Autrement dit, si nous cherchons quelque chose dans des emails c’est parce que nous avons un vague souvenir que nous avons “vu passer” quelque chose sur le sujet.
  3. Les emails sont chronologiques. Pour comprendre l’intégralité du sujet, il faut relire la conversation depuis son début. Si un échange clé de la conversation n’as pas eut lieu dans un email mais plutôt lors d’un short-talk de couloir alors le fil de la conversation est perdu.
  4. Dans une conversation par email, une très grande partie des mots sont inutiles à l’information (politesses, para-phrases, …)
  5. Dans le concept d’envoyeur-receveur, l’email n’est pas forcément perçu comme important par le receveur au moment précis auquel il est reçu. Le receveur devra se souvenir de ce message plus tard lorsqu’il en aura besoin.

Une solution

Comment contourner ces obstacles et améliorer notre gestion du savoir et des projets grace à rationalK ?

  1. RationalK contient votre collection de projets et votre collection de fiches de connaissance spécifiques à certaines thématiques inter-projets (ou trans-projets).
  2. Lors d’un événement projet, en lieu et place d’envoyer un email, vous créez un “log” (élément de journal) projet. Ce message est relié au(x) projet(s). Il est est parfois très pratique de pouvoir communiquer sur plusieurs projets à la fois.
  3. Les membres du projets sont notifiés par email qu’un message a été ajouté au projet (oui, les emails sont très utiles pour notifier).
  4. Les membres du projet répondent au message directement dans rationalK.
  5. Lorsqu’une décision est prise, le message est marqué : “Décision”. Cela permettra de filtrer par projet, toutes les décisions et d’avoir ainsi un aperçu efficace de la vie du projet. Vous êtes libre dans le nombre et le type de mot clés utilisés.
  6. Lorsqu’une discussion devient trop longue (donc trop difficile à suivre), il est possible de fusionner tous les messages dans un résumé digeste. Tagguez ce message résumé avec le terme : “Pour validation” et l’équipe le relira.
  7. Lorsque les échanges passent du status de simple communication au statut de connaissance (grace à une argumentation soutenue d’exemples), il est possible de transformer ces messages dans une fiche de connaissance (ou fiche de savoir, ou encore fiche métier). Ainsi vous tirer le meilleur des échanges projets pour en faire bénéficier les autres collaborateurs de l’entreprises et les autres projets.
  8. A l’arrivée d’un nouveau collaborateur sur un projet ou dans l’entreprise, il trouve efficacement des informations structurées et contextualisées.

Conclusion

En conclusion, il est sage de reserver les emails pour :

  • la communication externe (avec nos clients et fournisseurs),
  • pour la notification d’évènements projet (l’événement est notifié mais le contenu de l’événement n’est pas l’email lui-même!) et
  • pour les échanges officiels avec son supérieur et les ressources humaines.

Pour tout le reste, il y a le module de discussion de rationalK.

Nouveautés rationalK – Fin 2016

Bonjour à tous,

Le dernier trimestre de l’année 2016 a été riche en développement informatique pour rationalK. Voici une liste non exhaustive de ce que nous avons ajouté à l’outil :

  • [Expérience utilisateur] Amélioration de l’interface pour les smartphones et tablettes. Nos clients utilisent rationalK sur le terrain et n’ont pas forcément accès à un ordinateur (techniciens de maintenance ou régleur de machine par exemple); C’est pourquoi nous avons investi beaucoup d’efforts pour rendre l’accès à l’information facile et rapide.
  • [Sécurité] Perfectionnement de la gestion des rôles et des droits d’accès. Il est possible de contrôler les accès à l’information de manière très fine. L’idée n’est pas seulement de limiter les accès aux documents confidentiels mais également de ne pas polluer les utilisateurs du moteur de recherche avec des documents sans intérêt. L’expérience est aussi améliorée.
  • [Import] Il est possible d’importer toutes vos données depuis vos fichiers excel. Les catégories de document se générent automatiquement et les données sont auditées lors de l’import. Vous pouvez également importer un fichier d’utilisateur pour créer facilement tous les membres pour votre entreprise.
  • [Expérience utilisateur] Vue kanban de vos données complètement personnalisable (colonnes et cartes). Idéal pour la gestion des tickets clients ou le suivi de validation des documents de l’entreprise.

    Vue kanban
    Vue kanban
  • [Expérience utilisateur] Connexion de rationalK avec les scanner de codes barres vendus dans le commerce.

    Scanner de codes barres
    Scanner de codes barres
  • [Modules] Gestions des stocks. Inventaire, transferts inter-stocks avec numéro de suivi postal, seuils d’alertes, rapport hebdomadaire des mouvements de stock.
  • [Modules] Gestions des rapports d’intervention. Signature numérique directement sur tablette. Consommation de stock si des pièces de rechange ont été utilisées. Planification des maintenances.
  • [Modules] Application smartphone de suivi GPS de la flotte de véhicule de la société.
  • [Modules] Modules de gestion des instructions de travail (stockage et distribution).
  • [Modules] Portail client. Interagissez avec vos clients sur un espace dédié et sécurisé. L’objectif étant d’améliorer l’échange d’informations avec vos clients et de lui faire également gagner du temps (comme c’est déjà le cas pour vous).
  • [Expérience utilisateur] Notifications aux utilisateurs concernés de chaque modification de document.
  • [Expérience utilisateur] Rappels configurables. Exemple : 15 jours avant l’échéance d’un contrat ou 30 jours après la date d’une facture. Cela vous permet de suivre le status de vos documents et de relancer vos clients et fournisseurs le cas échéant.
  • [Sécurité] Sur demande, votre application peut être déployée sur un cloud 100% Suisse.
  • [Sécurité] Nous mettons en place un duplicata de votre base de donnée qui vous sert pour faire vos essais et comme support de formation.

Notre roadmap pour le début d’année 2017 :

  • [Expérience utilisateur] Export amélioré de vos données pour vous permettre d’interagir avec vos autres outils tels que Qlik, SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, Excel, …
  • [Module] L’ajout de nouvelles fonctions à l’application smartphone Kapture. Grâce à Kapture, il devient très simple pour chacun de contribuer à la création du savoir de la société par la capture d’information.

Je vous souhaite de belles fêtes de fin d’année et me tiens à votre disposition pour discuter de vos besoins logiciels.
Amicalement.
Thomas Doki-Thonon

Les résultats de recherche de votre wiki d’entreprise dans rationalK

Il vous est maintenant possible d’inclure les résultats de recherche de votre wiki d’entreprise dans rationalK.
De nombreuses entreprises utilisent un wiki (du type de wikipedia basé sur la technologie wikimedia) pour stocker le savoir de type 2 (should do : best practise,…) ou le savoir de type 3 (could do : good practise,…). C’est une très bonne chose.

Le stockage d’article au format wiki est une bien meilleur approche que le stockage de fichier words pour des raisons de mise à jour, de suivi de modifications, de recherche d’information, etc.

En donnant l’adresse de votre wiki d’entreprise à rationalK, vous incluez automatiquement le contenu de votre wiki dans rationalK. Sans efforts.

Voir l’article de Nick Milton pour la gestion du savoir sous la forme de wiki.