Rationalk Nouveautés Avril 2018

Les nouvelles fonctionnalités Rationalk :

Vous pouvez créer des modèles de structure de dossier pour votre projet

Modèle de dossiers projet
Modèle de dossiers projet

Vous disposez de 3 calendriers :

  1. Calendrier par projet
  2. Calendrier par personne
  3. Calendrier de tous les projets

Sur ces calendriers vous voyez :

  1. Les tâches de chacun
  2. Le pourcentage d’utilisation des resources
  3. Les vacances et absences

Cerise sur le gateau : il est possible de les synchroniser avec Outlook ou Google calendar.

Calendrier projet
Calendrier projet

Une vue graphique de la comptabilité de tous les projets

Comptabilité de tous les projets
Comptabilité de tous les projets

Une vue graphique de l’utilisation de chaque ressource

Utilisation d'une ressource
Utilisation d’une ressource

Un Kanban pour interagir avec les status projets simplement

Kanban Projets
Kanban Projets

Une vue Gantt globale qui regroupe tous les projets

Gantt global
Gantt global

Notre outil de gantt est désormais compatible touch (iPad, iPad Pro, Surface, …)

La possibilité d’uploader vos modèles 3D et d’y incorporer de la documentation qui sera consultable de manière interactive

Navigation 3D
Navigation 3D

Intégration de la voix pour rechercher des documents

Nous avons implémenté un moteur d’intelligence artificiel qui analyse votre voix et le converti en texte de recherche.

Nouvel outil pour la planification et l’ordonnancement de la production

L’outil vous permet de planifier le travail pour des usines ou des manufactures.

  • Très simple mais complet
  • Vous permet d’arrêter la planification Excel…
  • Beaucoup moins cher et moins compliqué que les outils MRP, MES du marché

Toutes les informations sur https://rationalk.ch ou au 0768173346

 

Nouveautés Rationalk février 2018

Rationalk est un outil de gestion du savoir et de l’information qui vous permet de gagner en efficacité et de disposer d’une information juste au bon moment dans votre travail.

Logo

Les nouveautés du mois de février sur nos 3 produits :

Rationalk GED (Gestion documentaire)

  • Escalation des tâches à votre manager en un clic
  • Visualisation graphique en réseau pour vos documents (entièrement paramétrable)
Visualisation des documents en réseau
Visualisation des documents en réseau
  • Visualisation en dossier (entièrement paramétrable)
Vue dossier
Vue dossier
  • Filtre avancé dans la vue documentaire en table
Filtre avancé
Filtre avancé
  • Vous pouvez vous envoyer la liste des documents par email
  • Stocker des enregistrements audio directement avec le dictaphone Rationalk
  • Outil d’analyse de texte pour vous proposer des mots clés
  • Ajouter des fichiers à vos commentaires
  • Plateforme de partage documentaire sécurisée par mot de passe avec des utilisateurs externes (non membres de votre organisation) : pratique pour diffuser des normes d’achat, des conditions générales, de la documentation technique…

Rationalk PM (Gestion de projets)

  • Amélioration des performances du Gantt
  • La plateforme de discussion a été modernisée (plus proche de Skype et Slack)
  • Filtrer vos projets sur la vue de selection projet

    Filtre projets
    Filtre projets
  • Vue financière du projet (suivi des dépenses et des entrées de cash, calcule suivant la méthode de la valeur acquise : EVM)

    Finance Projet et EVM
    Finance Projet et EVM
  • Visualiser les documents connexes au projet avec l’analyseur de mots clés de Rationalk
  • Relier vos projets à n’importe quel élément de la base de connaissance de Rationalk
  • Marquer des entrées du journal de projet comme “Décision” pour tracer les décisions importantes du projet.
  • Nouvelles catégories projet : Gestion des risques, des opportunités, des contrats, des produits (lien avec Rationalk ERP ou votre ERP)
  • Analyses des défaillances et des risques : PFMEA – AMDEC (avec suivi des tâches : affectation et rapport d’avancement)

Rationalk ERP (Gestion d’entreprise)

  • Module de facturation a disposition dans la formule de base de Rationalk !
  • Outil de transfert de lignes de compatibilité (par exemple la comptabilité projet) vers vos logiciels de finance ou directement vers votre fiduciaire
  • Gestion des contrats client et fournisseur
  • Groupage de commandes fournisseur pour éviter de morceler en petites commandes quotidiennes.
  • Impression des étiquettes pour vos produits (en un clic lors d’un arrivage fournisseur)
  • Production :
    • Outil de nomenclature pour le calcul des besoins (paramétrable à souhait)
    • Planification de la production MES (encore en phase développement pour l’ajout de règles de priorités, vos feedbacks sont les bienvenus)

      Planning production MES
      Planning production MES
  • Saisie des heures et édition du rapport mensuel des heures

Voila pour février ! Nous sommes à votre service pour des démonstrations et analyser vos besoins dans les domaines de la gestion documentaire, gestion de projet et gestion d’entreprise.

Nouveautés gestion de projet rationalK

De nombreuses nouveautés sont disponibles dans le module gestion de projet de rationalK dont voici un résumé des principales fonctions :

  • Liste des projets et des tâches avec filtrage avancé
  • Planification de projet avec visualisation Gantt
  • Priorisation des tâches
  • Rappel par email des tâches à faire
  • Outil de saisie de procès-verbaux de séance (on évite de stocker de l’information dans word)
  • Forum de discussion autour du projet (on évite de stocker de l’information dans les emails)
  • Lien inter projets possible grâce aux retours d’expérience, à la réutilisation de documentation et à une catégorisation des projets efficaces
  • Résumé du projet en pdf
  • Modèles de projet réutilisables
  • Traçabilités des changements dans le projet
  • Fonctions sur-mesure développables

3 Interfaces différentes pour une expérience d’utilisation maximale :

  • pour le chef d’équipe (vue portfolio de tous les projets et de leur état d’avancement avec statistiques et indicateurs de performance KPI)
  • pour le chef de projet (vue projet avec les tâches distribuées aux collègues)
  • pour le membre de l’équipe projet (vue écran tactile géant pour visualiser le travail à faire et enregistrer les tâches finies et le temps passé sur chaque activité)
Interface touchscreen de gestion de projet
Interface touchscreen de gestion de projet

Tous les détails : https://rationalk.ch/pm

RationalK est une solution logicielle de gestion du savoir basée sur la structuration des documents de la PME. Nous développons des produits sur mesure dans les domaines de la gestion documentaire et de la gestion de projet. Les logiciels sont hébergés dans le cloud en suisse ou sur vos serveurs.
Pour organiser une démonstration dans vos locaux ou par visioconférence, contactez-nous au 0768173346

La veille technologique comme source de savoir avec rationalK

Un nouveau cas d’utilisation de rationalK : la veille technologique. Les entreprises désirant pérenniser et maximiser les retombées de cette activité trouveront leur compte avec rationalK. Tous les détails : https://rationalk.ch/veille-techno

RationalK est un outil de gestion du savoir à la croisée entre la GED et le logiciel de gestion de projet. Le savoir des employés est au centre du système.

Les dernières mises à jour de rationalK

Ces dernières semaines ont été fructueuses en termes de nouveaux développement de l’application rationalK. Voici les principales nouveautés:

  • Un  tout nouveau dashboard qui vous montre en un clin d’oeil tous les documents les plus utiles.
  • La possibilité de rédiger de long documents et de les visualiser dans un format similaire à wikipedia.
  • Affectation des tâches hyper facilitée sans quitter votre redaction de PV de séance ou votre bloc note. Par exemple :

    Redaction de tâches facilitée
  • Modélisation et visualisation des processus de travail. L’avantage de le faire dans rationalK est la possibilité de lier à chaque activité du processus, l’instruction de travail qui y correspond. C’est la vue “méthode” de la gestion du savoir.
  • La création de dossier dynamiques : des dossiers personnels ou publique qui contiennent un ensemble de documents sur un même thématique.
  • La visualisation des pdfs directement dans l’interface sans avoir à les télécharger
  • Une vue arborescente des documents avec les mots-clés et les auteurs
Vue arborescente
  • Un meilleur log de tout ce qui se passe sur la plateforme
  • Simplification du système d’upload de données depuis excel
  • Une meilleure file d’attente pour les emails qui partent de rationalK (notifications, etc) afin d’éviter les embouteillages et d’envoyer les emails prioritaire en premier.
  • Un nouveau système de commentaires avec mentions “@Thomas” pour attirer l’attention d’un collègue sur un sujet

Et quelques essais encore en beta :

  • Le chatbot rationalK qui répond à vos questions sur la base de vos données!
  • Le mail-to-doc : vous pourrez envoyer un mail à votre installation rationalk par exemple masociete@rationalk.com et le contenu du mail sera compris par le logiciel et directement converti en document rationalK (les pièces jointes aussi). Plutôt pratique pour ceux qui utilisent rationalK comme une GED (gestion électronique de document)

rationalK permet de mieux gérer vos emails

Le constat

Nous faisons souvent le constat d’une mauvaise utilisation des emails. Voici une liste des problèmes que nous rencontrons dans l’emploi des emails comme unique support de l’information :

  1. Les emails sont, pour la plupart des cas, privés. Il est difficile de partager leur contenu. Un étranger au cercle de la discussion (c’est à dire une personne qui n’était pas dans les destinataires du message d’origine), rencontre beaucoup de difficultés pour appréhender le sujet ou s’intégrer dans l’échange.
  2. Nous cherchons des informations dans nos emails que lorsque nous nous rappelons de l’existence de l’information. Autrement dit, si nous cherchons quelque chose dans des emails c’est parce que nous avons un vague souvenir que nous avons “vu passer” quelque chose sur le sujet.
  3. Les emails sont chronologiques. Pour comprendre l’intégralité du sujet, il faut relire la conversation depuis son début. Si un échange clé de la conversation n’as pas eut lieu dans un email mais plutôt lors d’un short-talk de couloir alors le fil de la conversation est perdu.
  4. Dans une conversation par email, une très grande partie des mots sont inutiles à l’information (politesses, para-phrases, …)
  5. Dans le concept d’envoyeur-receveur, l’email n’est pas forcément perçu comme important par le receveur au moment précis auquel il est reçu. Le receveur devra se souvenir de ce message plus tard lorsqu’il en aura besoin.

Une solution

Comment contourner ces obstacles et améliorer notre gestion du savoir et des projets grace à rationalK ?

  1. RationalK contient votre collection de projets et votre collection de fiches de connaissance spécifiques à certaines thématiques inter-projets (ou trans-projets).
  2. Lors d’un événement projet, en lieu et place d’envoyer un email, vous créez un “log” (élément de journal) projet. Ce message est relié au(x) projet(s). Il est est parfois très pratique de pouvoir communiquer sur plusieurs projets à la fois.
  3. Les membres du projets sont notifiés par email qu’un message a été ajouté au projet (oui, les emails sont très utiles pour notifier).
  4. Les membres du projet répondent au message directement dans rationalK.
  5. Lorsqu’une décision est prise, le message est marqué : “Décision”. Cela permettra de filtrer par projet, toutes les décisions et d’avoir ainsi un aperçu efficace de la vie du projet. Vous êtes libre dans le nombre et le type de mot clés utilisés.
  6. Lorsqu’une discussion devient trop longue (donc trop difficile à suivre), il est possible de fusionner tous les messages dans un résumé digeste. Tagguez ce message résumé avec le terme : “Pour validation” et l’équipe le relira.
  7. Lorsque les échanges passent du status de simple communication au statut de connaissance (grace à une argumentation soutenue d’exemples), il est possible de transformer ces messages dans une fiche de connaissance (ou fiche de savoir, ou encore fiche métier). Ainsi vous tirer le meilleur des échanges projets pour en faire bénéficier les autres collaborateurs de l’entreprises et les autres projets.
  8. A l’arrivée d’un nouveau collaborateur sur un projet ou dans l’entreprise, il trouve efficacement des informations structurées et contextualisées.

Conclusion

En conclusion, il est sage de reserver les emails pour :

  • la communication externe (avec nos clients et fournisseurs),
  • pour la notification d’évènements projet (l’événement est notifié mais le contenu de l’événement n’est pas l’email lui-même!) et
  • pour les échanges officiels avec son supérieur et les ressources humaines.

Pour tout le reste, il y a le module de discussion de rationalK.

Lessons learned

Leçons apprises et retour d’expérience.

Exemple d’une PME industrielle

Chaque jour de nombreux problèmes techniques sont résolus par les employés d’une société.

Exemple :

  • La mise au point d’une nouvelle technique pour mesurer une pièce
  • La découverte d’une méthode de calcul pour chiffrer un nouveau produit

Dans l’urgence des projets et des deadlines clients, la capitalisation des leçons apprises est laissée pour compte. Seul le ou les personnes ayant pris part à la résolution du problème ont une chance de gagner en expérience. Même pour ces dernières, la probabilité d’oublier ce problème résolu est bien plus grande que celle de le convertir en savoir-faire.

La solution réside dans la valorisation des retours d’expériences.

  1. Chaque information nouvelle doit être capitalisée très rapidement pour ne pas être oubliée.
  2. Le contexte du retour d’expérience est indispensable : types de produits concernés, types d’applications, personnel présent, numéro de projet, types de machines, mots clés, …
  3. L’objectif ultime est l’ajout de la solution aux standards de l’entreprise. Si cela est difficile (souvent à cause de la lourdeur du système de gestion documentaire), il faut pouvoir prendre des notes pour plus tard. Les systèmes de gestion du savoir tels que rationalK et l’application Kapture vous le permettent. Il est ensuite aisé d’agréger toutes les leçons apprises non capitalisées lors de la phase de clôture d’un projet ou lors de séance dédiées aux retours d’expérience.
  4. La valorisation passe par le partage. Identifier les gens pouvant bénéficier de ce que vous avez appris et diffuser vos solutions. Ils auront la possibilité d’enrichir et de contribuer à leur tour à la thématique.
  5. Les outils de développement de produit comme les AMDEC (FMEA) ne servent à rien si ils ne sont pas mis à jour avec les nouvelles problématiques rencontrées. Chaque ligne d’une AMDEC doit avoir une action associée comme la mise à jour d’une procédure.
  6. Les non-conformités internes doivent avoir une action corrective mettant en jeu la standardisation ou la formation. Elles sont trop souvent résolues par des méthodes de pompier.
  7. En tant qu’employé, contribuer à la création du savoir de l’entreprise est une satisfaction, une reconnaissance et une motivation.
  8. Il faut prendre le temps de faire ces actions et cela même face aux urgences. Les urgences arrivent parce que l’entreprise n’a pas bénéficié de suffisamment de retour d’expérience.