Nouveautés rationalK – Fin 2016

Bonjour à tous,

Le dernier trimestre de l’année 2016 a été riche en développement informatique pour rationalK. Voici une liste non exhaustive de ce que nous avons ajouté à l’outil :

  • [Expérience utilisateur] Amélioration de l’interface pour les smartphones et tablettes. Nos clients utilisent rationalK sur le terrain et n’ont pas forcément accès à un ordinateur (techniciens de maintenance ou régleur de machine par exemple); C’est pourquoi nous avons investi beaucoup d’efforts pour rendre l’accès à l’information facile et rapide.
  • [Sécurité] Perfectionnement de la gestion des rôles et des droits d’accès. Il est possible de contrôler les accès à l’information de manière très fine. L’idée n’est pas seulement de limiter les accès aux documents confidentiels mais également de ne pas polluer les utilisateurs du moteur de recherche avec des documents sans intérêt. L’expérience est aussi améliorée.
  • [Import] Il est possible d’importer toutes vos données depuis vos fichiers excel. Les catégories de document se générent automatiquement et les données sont auditées lors de l’import. Vous pouvez également importer un fichier d’utilisateur pour créer facilement tous les membres pour votre entreprise.
  • [Expérience utilisateur] Vue kanban de vos données complètement personnalisable (colonnes et cartes). Idéal pour la gestion des tickets clients ou le suivi de validation des documents de l’entreprise.

    Vue kanban
    Vue kanban
  • [Expérience utilisateur] Connexion de rationalK avec les scanner de codes barres vendus dans le commerce.

    Scanner de codes barres
    Scanner de codes barres
  • [Modules] Gestions des stocks. Inventaire, transferts inter-stocks avec numéro de suivi postal, seuils d’alertes, rapport hebdomadaire des mouvements de stock.
  • [Modules] Gestions des rapports d’intervention. Signature numérique directement sur tablette. Consommation de stock si des pièces de rechange ont été utilisées. Planification des maintenances.
  • [Modules] Application smartphone de suivi GPS de la flotte de véhicule de la société.
  • [Modules] Modules de gestion des instructions de travail (stockage et distribution).
  • [Modules] Portail client. Interagissez avec vos clients sur un espace dédié et sécurisé. L’objectif étant d’améliorer l’échange d’informations avec vos clients et de lui faire également gagner du temps (comme c’est déjà le cas pour vous).
  • [Expérience utilisateur] Notifications aux utilisateurs concernés de chaque modification de document.
  • [Expérience utilisateur] Rappels configurables. Exemple : 15 jours avant l’échéance d’un contrat ou 30 jours après la date d’une facture. Cela vous permet de suivre le status de vos documents et de relancer vos clients et fournisseurs le cas échéant.
  • [Sécurité] Sur demande, votre application peut être déployée sur un cloud 100% Suisse.
  • [Sécurité] Nous mettons en place un duplicata de votre base de donnée qui vous sert pour faire vos essais et comme support de formation.

Notre roadmap pour le début d’année 2017 :

  • [Expérience utilisateur] Export amélioré de vos données pour vous permettre d’interagir avec vos autres outils tels que Qlik, SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, Excel, …
  • [Module] L’ajout de nouvelles fonctions à l’application smartphone Kapture. Grâce à Kapture, il devient très simple pour chacun de contribuer à la création du savoir de la société par la capture d’information.

Je vous souhaite de belles fêtes de fin d’année et me tiens à votre disposition pour discuter de vos besoins logiciels.
Amicalement.
Thomas Doki-Thonon

Lessons learned

Leçons apprises et retour d’expérience.

Exemple d’une PME industrielle

Chaque jour de nombreux problèmes techniques sont résolus par les employés d’une société.

Exemple :

  • La mise au point d’une nouvelle technique pour mesurer une pièce
  • La découverte d’une méthode de calcul pour chiffrer un nouveau produit

Dans l’urgence des projets et des deadlines clients, la capitalisation des leçons apprises est laissée pour compte. Seul le ou les personnes ayant pris part à la résolution du problème ont une chance de gagner en expérience. Même pour ces dernières, la probabilité d’oublier ce problème résolu est bien plus grande que celle de le convertir en savoir-faire.

La solution réside dans la valorisation des retours d’expériences.

  1. Chaque information nouvelle doit être capitalisée très rapidement pour ne pas être oubliée.
  2. Le contexte du retour d’expérience est indispensable : types de produits concernés, types d’applications, personnel présent, numéro de projet, types de machines, mots clés, …
  3. L’objectif ultime est l’ajout de la solution aux standards de l’entreprise. Si cela est difficile (souvent à cause de la lourdeur du système de gestion documentaire), il faut pouvoir prendre des notes pour plus tard. Les systèmes de gestion du savoir tels que rationalK et l’application Kapture vous le permettent. Il est ensuite aisé d’agréger toutes les leçons apprises non capitalisées lors de la phase de clôture d’un projet ou lors de séance dédiées aux retours d’expérience.
  4. La valorisation passe par le partage. Identifier les gens pouvant bénéficier de ce que vous avez appris et diffuser vos solutions. Ils auront la possibilité d’enrichir et de contribuer à leur tour à la thématique.
  5. Les outils de développement de produit comme les AMDEC (FMEA) ne servent à rien si ils ne sont pas mis à jour avec les nouvelles problématiques rencontrées. Chaque ligne d’une AMDEC doit avoir une action associée comme la mise à jour d’une procédure.
  6. Les non-conformités internes doivent avoir une action corrective mettant en jeu la standardisation ou la formation. Elles sont trop souvent résolues par des méthodes de pompier.
  7. En tant qu’employé, contribuer à la création du savoir de l’entreprise est une satisfaction, une reconnaissance et une motivation.
  8. Il faut prendre le temps de faire ces actions et cela même face aux urgences. Les urgences arrivent parce que l’entreprise n’a pas bénéficié de suffisamment de retour d’expérience.

Les résultats de recherche de votre wiki d’entreprise dans rationalK

Il vous est maintenant possible d’inclure les résultats de recherche de votre wiki d’entreprise dans rationalK.
De nombreuses entreprises utilisent un wiki (du type de wikipedia basé sur la technologie wikimedia) pour stocker le savoir de type 2 (should do : best practise,…) ou le savoir de type 3 (could do : good practise,…). C’est une très bonne chose.

Le stockage d’article au format wiki est une bien meilleur approche que le stockage de fichier words pour des raisons de mise à jour, de suivi de modifications, de recherche d’information, etc.

En donnant l’adresse de votre wiki d’entreprise à rationalK, vous incluez automatiquement le contenu de votre wiki dans rationalK. Sans efforts.

Voir l’article de Nick Milton pour la gestion du savoir sous la forme de wiki.

Le savoir contenu dans les FMEA (AMDEC)

La dernière version de la suite rationalK, logiciel de gestion de la connaissance pour les pme permet aux utilisateurs de capitaliser le savoir contenu dans les FMEA (ou AMDEC en français).

Les FMEA (process et design) sont un recueil de toutes les lessons apprises par la société. Cela à condition de contourner les problèmes suivants :

  • La FMEA d’un produit est sauvegardé dans un fichier excel perdu au fin fond des sous-dossiers windows.
  • Si la FMEA du produit est mise à jour, le fonctionnement avec fichier excel rend très fastidieux la mise à jour des autres produits similaires

Le module FMEA pour rationalK vous apporte les solutions suivantes :

  • Importez en deux clics vos FMEA de base (aussi appelées FMEA générique ou core FMEA)
  • Les éléments de la FMEA sont sauvegardé dans la base de donnée ce qui vous permet de rechercher à la google à travers les entrées de cette base
  • A partir d’une FMEA générique, vous pouvez en 4 clics, exportez une FMEA spécifique pour un produit particulier en se basant sur les similarités de production et de design

Toutes les informations sur rationalk.ch.
Télécharger rationalK et le module FMEA.

Le logiciel est open-source, donc vos commentaires et contributions sont les bienvenus.

Best practises for knowledge management in the industry

In the industry, more precisely the mechanical industry, the knowledge is everywhere, spread among everyone’s mind and hard drive. The challenge is to capitalise and re-use this knowledge to do better products at better prices.

A few basic principles that help managing knowledge :

  • Write guides (how-tos, users manuals,…). As soon as learn something, it is important to write it down. This document will be not only useful for your colleagues but also for you in case you forget how o do it. If you don’t have time to write a nice documentation, you should still open the manual, add the title and put one or two screenshots. This is enough in the action. Then later in the day, take some time to consolidate your texte and share it to colleagues.
  • Share documents you write. When you write a document of any kind (a procedure, a calculation report, …), share it ! Don’t just let it on your hard drive or inside a mail discussion between your customer and you. I my office, we have a list of document we wrote, as soon as a document is added each collegues get a mail notification that some new knowledge has been created. People can subscribe to document category and field of application to avoid spam.
  • Use follow-up or project logs extensively. Follow-up are important information concerning a project event (a project change, a new risk that pop-up,…). Writting a follow-up should be very quick if you want people to adopt this methodology. I saw in one company, people where using excel list to handle follow-up : people needed to open the windows explorer, find the corrsponding project in the tree view, open the excel file, scroll to the last line, fill in various fields and save the document. This is not the right approach. A powerful alternative would be a mini software or add-in that work like this : when I press Ctrl+F+U a windows pop-up, I type the project number, press enter, type some free text and press enter to finish. This should not take more than 15 seconds. More information on follow-up in rationalK
  • Use core-DFMEA and core-PFMEA. As soon as a risk is discover or a process failure occurs you need to store it somewhere. Even if you don’t have the solution to this new problem now. Core FMEA (or generic FMEA) are your basic template from which you derived new product FMEA. As a consequence they are a great place to store knowledge. As some of your curious customers will ask to get a copy of these documents to handle a different public version of these document with less internal knowledge. We have developed a handy tool to manage your FMEAs
  • Develop software and use databases. One of the best way to capture knowledge and to be sure it will be re-used is to give to your company software an access to it. A software can be as simple as an excel form. If you already have a software in place that use a database. Do not add new product information in a lost word document inside the ERP or your company intranet but add it instead directly into the database so that people can simply select it to re-use it. Keep the knowledge source in a static place and add a link from the database to the source in case someone need to extend this knowledge.
  • Use list of tagged documents. This function is part of any modern document managing system (whether you use rationalK or a windows folder).Try to avoid the folder and subfolder structure to store your document. At some point you will be torn appart because you won’t be able to determine if this document should be in this folder or in this other folder. You will start to duplicate documents. If you don’t know where to store your knowledge, imagine how difficult it will be for your colleagues to find something… Instead, create a list of document with title, link to the document and a tag list. Then since the document is linked inside the list, you can store them anywhere in the disk, it does not matter since you will access them using your list.
  • Convert emails. Emails convey a lot of non-formatted knowledge spread inside discussions. Emails are difficult to access for new project members or occasional project participants. If you cannot avoid to use them, do your best to convert them. The most simple way to convert emails into knowledge is to save them (as pdf or msg format) inside your project folder. A more elaborated way is to store each individual informations at their appropriate place : follow-up, fmea entry, risk register, calculation database, general documentation,…

rationalK et les documents associés

Il vous est maintenant possible d’associer un ou plusieurs documents à un document.

Avantages :

  • Grâce à cette fonction vous ne perdez aucune information
  • Pas de duplication de contenu
  • Plus de questionnement sans fin sur le lieu où vous devez enregistrer l’information
  • L’impact de modification d’un document sur les autres documents de votre base de savoir se mesure facilement

Si l’information que vous cherchez ne se trouve pas dans le document renvoyé par le moteur de recherche de rationalK vous avez la possibilité de naviguer dans les documents liés (documents associés).

Un exemple concret : il parait intéressant de lier le document intitulé : Matrice de choix des matériaux aux documents : Liste des matières plastiques et Liste des fournisseurs de matériaux.

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