Synchro Rationalk Calendrier

Une petite nouveauté intéressante pour les utilisateurs de Rationalk.

Il vous est désormais possible de synchroniser vos calendriers Rationalk avec vos applications préférées sur vos appareils (Apple Calendar, Outlook, Android, iPhone, …)

Mes tâches Rationalk sur mon smartphone
Mes tâches Rationalk sur Apple Mail
Un réglage ultra simple depuis mon profil

Rationalk évolue sans cesse pour devenir l’outil incontournable des PMEs efficaces. Pour vos demandes de démo : thomas.doki-thonon@rationalk.ch

Baseline projet

Une fonction très pratique de Rationalk : l’enregistrement des états planning à des dates données; Le but étant de pouvoir comparer les évolutions des délais.

Exemple :

Baseline projet
Baseline projet

Dans cet exemple de projet de production :

  • En vert le planning actuel (aujourd’hui)
  • En orange le planning discuté avec le client en début de projet
  • On peut voir :
    • qu’on va produire plus rapidement que prévu
    • que le client mettra plus de temps à tester notre production
    • On risque d’être payé en retard par rapport à ce qui a été convenu

 

Rationalk est un logiciel tout en un de gestion des tâches, des projets et des planning. Sa modularité permet de l’adapter à vos besoins. Pour toute demande contactez-moi.

Tutoriaux vidéos pour la capture des connaissance (KM)

Lors de la formation FSRM sur les outils de capture du savoir, j’ai eu l’opportunité d’échanger avec les participants et il en est ressorti que les tutoriels vidéos sont très appréciés.

La nouvelle génération (et pas seulement!) est habituée à visualiser des instructions sous format vidéo sur des plateformes de type YouTube.

  • C’est un moyen efficace de former.
  • La capitalisation du savoir ou savoir-faire par vidéo (interview filmé) est parfois plus simple que de rédiger un document écrit.

Tutoriaux vidéos d’entreprise

L’idée et la mise en oeuvre sont simples :

  • Préparer une liste de questions au préalable. Ce sont les questions que vous allez poser à la personne qui sera filmée. Exemple de questions :
    • Des questions sur son métiers,
    • Des questions sur ses pratiques,
    • Pourquoi il décide de nous présenter cela aujourd’hui dans cette vidéo,
    • Pourquoi il fait cela ainsi (lui demander d’expliciter ses gestes)
    • D’où lui est venue cette idée, …
  • Partager les questions avec la personne qui sera filmée pour qu’elle puisse d’avance réfléchir aux réponses
  • Utiliser votre mobile pour filmer. Il n’y a pas besoin de louer du matériel professionnel et cela est moins impressionnant pour la personne filmée
  • Ne faîtes pas de montage vidéo. Cela prend du temps. Si une personne qui visionne plus tard la vidéo trouve une partie trop longue, il avancera au chapitre (signet) suivant et c’est tout.
  • Uploader la vidéo sur Rationalk

Gallerie de tuto video d'entreprise
Galerie de tuto video d’entreprise

  • Ajouter un titre, une description et quelques mots clés
  • Proposer à celui qui visionne, des documents en lien avec la vidéo
    • Si vous faîtes une vidéo d’un opérateur en train de faire un montage : proposer les documents de guide de montage
    • Si vous faîtes une vidéo d’un collaborateur expert en excel : proposer la liste des “best practises” excel

En options et pour aller plus loin

  • S’il s’agit d’une vidéo importante comme la liste des règles de sécurité. Vous pouvez demandez aux employés de valider électroniquement qu’ils ont vu la vidéo.
  • Faire un chapitrage de la vidéo, c’est à dire à la minutes 24, on parle de ABC, à la minutes 35 on parle de DEF. Cela permet de naviguer sur les moments clés de l’interview. Avec Rationalk, pas besoin de logiciel de montage pour faire cela ! On parle aussi de signet.
  • Synchroniser la documentation avec les chapitres de la vidéo. Avec Rationalk, cela ne nécessite aucune connaissance en montage video ! C’est très facile.
  • Ecrivez les sous-titres de la vidéo (pratique si on visionne un tutoriel au bureau pour ne pas faire de bruit pour les collègues)

Exemple

Utiliser la galerie de démo : https://public.rationalk.com/video/list

(on va vous demandez de vous connecter, les codes de connexion sont donnés sur la page)

 

Conclusion

Avec Rationalk vous pouvez proposer un espace de visionage pour vidéo de type : tutoriaux d’entreprise. Des vidéos de formation interne qui vont vous permettre de capitaliser la connaissance des employés et de diffuser le savoir aux équipes.

Transformer votre intranet Rationalk en plateforme d’apprentissage (LMS)

A disposition pour échanger sur le sujet : Thomas, directeur de Rationalk, 076 817 33 46

Lien vers la formation FSRM : Gérer et capitaliser le savoir https://www.fsrm.ch/doc/c642.php

 

L’assistant AI Rationalk

Cet article fait suite à un message que j’avais posté sur linkedIn concernant le futur de la gestion de projets sous Rationalk.

Les premiers essais de notre moteur de recherche sont très concluants (il est désormais possible de chercher DANS le contenu des fichiers word, pdf, …). C’est la première pierre  de notre assistant AI Rationalk.

Assistant AI Rationalk

L’assistant AI Rationalk vous aide à résoudre vos tâches projets. C’est un assistant virtuel, basé sur des technologies d’intelligence artificielle. Il maximise les connaissances acquises lors des projets précédents pour vous donner de l’information adéquate au bon moment.

AI = IA = Intelligence artificelle

Rationalk AI
Rationalk AI

Fonctionnement

  1. Vous êtes dans une activité d’un projet : “Faire les tests de surchauffe moteur”
  2. Vous cliquez sur faire appel à mon assistant projet
  3. Il vous propose :
    1. Résumé des lessons apprises ou feedbacks d’activités (retours d’expériences)
    2. Tutoriaux vidéos
    3. Une liste d’experts dans le domaine prêts à vous aider
    4. Des extraits d’analyses de risque sur le sujet
    5. Des extraites de la GED (votre base documentaire) ou de la défauthèque

Assistant AI
Assistant AI

Connectivité

Il est possible de connecter l’assistant à vos autres sources d’informations comme le CRM, l’ERP, les serveurs de fichiers windows, NAS, Sharepoint et des bases de données techniques excel.

Conclusion

Rationalk n’est pas une simple TODO liste. Nous sommes convaincus que le futur de la gestion de projet passe par une mise en relation de la connaissance acquise par vous et vos collègues lors des différents projet. Les technologies de machine learning et d’intelligence artificielle permettent désormais de vous aider dans vos tâches. Nous n’allons pas nous en priver !

le knowledge management dans les projets vous permettra non seulement d’être plus performant au quotidien mais également de pérenniser le savoir de l’entreprise.

Nous sommes à disposition pour discuter de vos projets : 0768173346 (Thomas, directeur).

 

Rationalk pour installateur de panneaux solaires

Comment nous aidons les entreprises d’installation de panneaux solaires avec Rationalk le logiciel de gestion de projets.

Ouverture de dossier en un clic

Chaque nouveau dossier est ouvert dans Rationalk. IL reçoit un numéro automatique, un QR code et un email dédié. La structure du dossier et la liste des tâches sont importées depuis le modèle de projet.

Gantt projet
Gantt projet

Planification

Un gantt permet de planifier le projet d’installation et de vérifier que plusieurs chantier importants n’aient pas lieu en même temps (pour éviter les problèmes de ressources)

Visualisation multi projets
Visualisation multi projets

Un journal projet simplifié

Toutes les discussions avec la commune, les responsables des réseaux électriques (Groupe e, …) , les clients, les fournisseurs sont capturées par Rationalk et sauvegardé dans le journal du projet. Les échanges sont centralisées et sauvegardées en un lieu unique pour faciliter la transmission de l’information

Un tableau de bord pour la direction

La direction peut visualiser les tâches en attente, les tâches en retard et savoir quel chantier est prêt à démarrer. Des rappels sont envoyés par email avant les échéances pour que toutes les équipes soient prêtes.

Collaborer avec les fournisseurs

Rationalk permet d’affecter des tâches aux sous-traitants de l’entreprise (par exemple aux électriciens externes). Un espace de collaboration dans le cloud où le maître d’oeuvre peut tenir au courant l’électricien du travail à faire (avec des documents et un agenda). Quand l’électricien a terminé, il peut uploader des focus, son rapport de travail et dire que la tâche et terminée. Le tout depuis son smartphone.

Extranet projet panneau solaire
Extranet projet panneau solaire

Conclusion

Rationalk simplifie grandement le travail quotidien des installateurs avec :

  • une vue claire des projets,
  • un processus uniforme  de réalisation des projets,
  • la possibilité de planifier les chantier,
  • une plateforme collaborative en interne et avec les externes (fournisseurs, clients)
  • et beaucoup d’autres choses !

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez m’appeler au 076 817 33 46. Je passe dans vos locaux vous faire une démonstration.

 

Approbation documentaire

Un exemple de gestion de processus d’approbation pour la documentation. Cela permet d’assurer la qualité de la documentation mise à disposition des collaborateurs.

Les documents sont uploadés sur la plateforme :

Nouveau document
Nouveau document

Tout nouveau document va prendre le premier status du workflow (brouillon dans ce cas) :

Workflow documentaire
Workflow documentaire

 

La fiche descriptive du document est saisie (formulaire) :

Vue d'un document
Vue d’un document

Pour changer le status et faire avancer le document dans le workflow : cliquer sur un document puis sur l’onglet processus

Changer le status d'un document
Changer le status d’un document

Vous avez aussi la possibilité de voir les documents dans le kanban et de les déplacer dynamiquement dans les différents étapes du workflow :

Kanban Workflow Validation
Kanban Workflow Validation

 

Pour assurer la traçabilité, toutes les versions de la fiche documentaire sont sauvegardées. Les différents actions d’upload et de suppression de fichiers sont enregistrées ainsi que les changement de status du workflow.

Autres fonctions :

  • Alertes emails X jours avant la fin du délai de publication d’un document
  • Gérer des rôles (groupes de personnes) ayant les droits de validation
  • Les documents à valider s’affichent sur le tableau de bord des validateurs
  • Suivi des révision en automatiques

Essayer sur https://public.rationalk.com et contacter nous au 0768173346

Etude de cas – Gestion des ordres de fabrication

Rationalk a aidé une société d’architecture d’intérieur et de design à simplifier son processus de gestion des ordres de fabrication.

Contexte

Notre client est une société valaisanne d’architecture d’intérieur qui dessine et produit des meubles et des éléments pour équiper des hôtels, des villas, des entreprises.

La société est une PME d’environ 20 personnes.

Le passage des informations entre l’administration et la confection n’est pas idéal. Certaines informations se perdent au passage et les gens perdent un temps précieux à savoir ce qu’il faut faire ou ce qui a été fait.

Nous avons analysé leur processus actuel puis proposé une solution digitale adaptée pour la gestion des ordres de fabrication.

La gestion des ordres de fabrication avec Rationalk

Saisie de la commande client

  • A la reception d’une commande client, une personne de l’administration saisie la commande dans Rationalk.
  • Elle choisit le client parmi la base client du CRM.
  • Elle choisit le type de produit vendu depuis la base de produits et la quantité.
  • Elle note le délai discuté avec le client
  • Elle note les informations spécifique à cette commande pour ce produit.

Génération de l’ordre de fabrication

  • La personne responsable de l’atelier de fabrication peut générer en automatique l’ordre de fabrication en fonction de la commande client
  • L’ordre de fabrication va reprendre les informations de la commande ainsi que les informations nécessaires à la fabrication (stockée dans la base des produits)
  • Avec son savoir-faire, le responsable d’atelier ajoute quelques éléments d’information qui pourront aider les opérateurs à la réalisation.
  • Le chef d’atelier peut attacher des pièces jointes à l’ordre de fabrication (par exemples des croquis)
  • Le PDF est imprimé (voir ci dessous)

Saisie des heures

Grace au QRCode, les opérateurs peuvent scanner le document de fabrication et :

  • Saisir le temps passé à la réalisation du travail
  • Saisir des informations importantes qui se sont passées dans la production (pour faire remonter les enseignements, les défauts dans un but de capitaliser)

Conclusion

Grâce à la flexibilité de l’outil Rationalk, il a été possible de réaliser un processus digital efficace en  moins de 3 jours.

Les avantages sont nombreux :

  • Le responsable d’atelier ne perd plus de temps à chercher la commande car les ordres de fabrications sont générés automatiquement
  • Les informations de base du produit sont enrichies des informations internes à la fabrication
  • Il est possible de compléter les informations par des informations spécifique à une fabrication en particulier
  • Les opérateurs disposent de tous les éléments pour réaliser correctement le travail.
  • La saisie électronique des heures fait gagner 30 minutes par jour au chef d’atelier
  • La saisie électronique des heures permet de visualiser immédiatement la rentabilité d’un projet de fabrication
  • Les ordres de fabrications sont stockées dans la base de donnée par produit, projet, commande, client, … il est très facile de retrouver

Contact

Vous souhaitez vous aussi optimiser vos processus de travail avec un outil logiciel simple et évolutif ?

Contactez Thomas Doki-Thonon, au 0768173346 ou par mail : thomas.doki-thonon@rationalk.ch

Informations sur le logiciel de gestion de projet Rationalk : https://rationalk.ch

 

 

Un email pour votre projet qui collecte les informations du projet

La dernière mise à jour de Rationalk permet de configurer une adresse email propre à chaque projet. Grâce à cela, chaque changement qui aura lieu dans le projet sera notifié par email à cette adresse (en plus des canaux de notification Rationalk)

Email du projet
Email du projet

Pratique pour capturer les informations importantes de la vie du projet dans une boîte mail accessible à toute l’équipe projet (et pourquoi pas des utilisateurs externes à Rationalk)

Pour plus d’information : Thomas au 0768173346

Gestion de programmes de projets

Rationalk permet désormais de regrouper vos projets en programmes (ou portefeuilles). Une vision uniforme et synthétique des projets pour connaître les délais de chaque étape de chaque projet et de les comparer entre eux.

Programmes Rationalk
Programmes Rationalk

Cette fonction est très pratique si vos projets suivent une structure similaire (par exemple si vous utilisez les modèles de projet Rationalk)

Nous aidons nos clients à simplifier, structurer et améliorer leurs gestion de projets. Faîtes appel à nous pour une démonstration dans vos locaux du logiciel Rationalk: +41768173346 ou thomas.doki-thonon@rationalk.ch

Nouveautés Rationalk Eté 2018

UX – Expérience utilisateur

Nous avons profité de l’été pour donner un petit coup de nettoyage à notre interface pour une meilleur expérience utilisateur. Davantage de clarté et moins de choses à l’écran sans perdre la puissance et la multitude de fonctions de Rationalk. Essayer sur notre plateforme de démo : https://public.rationalk.com.

Nouvelle fonction

Nous avons ajouté un outil très pratique pour vérifier que votre planification projet (gantt projet) est juste.

Gantt check
Gantt check

Le gantt check peut vous prévenir en cas d’anomalies, par exemple :

  • une activité fini pendant le week-end alors que personne ne travaille ce week-end là.
  • la durée d’une tâche n’est plus juste car une personne a pris des vacances après avoir planifié la tâche

Nous préférons afficher des avertissements en cas d’anomalie plutôt que recalculer vos planning en automatique. C’est très ennuyant pour les chefs de projets quand un logiciel prend des décisions seuls et que le planning bouge sans que vous sachiez pourquoi.

Salon exposant

Nous exposons à Zurich les 28 et 29 août 2018 à la TopSoft Messe : https://www.topsoft.ch/anbieter/rationalk

Démonstration du logiciel

Pour une démonstration de notre produit Rationalk : https://rationalk.ch. Contactez nous au 076 817 33 46.