Optimisation des mots-clés dans RationalK

RationalK vous simplifie encore davantage la gestion des mots-clés (tags) pour vos documents avec le marquage en masse. Les fonctions:

  • Affecter un mot-clé à plusieurs documents en même temps
  • Supprimer un mot-clé de plusieurs documents en même temps
  • Remplacer un mot-clé par un autre sur tous vos documents
  • Afficher les documents n’utilisants pas les mots-clés prédéfinis par le gestionnaire de la base.
  • Faire l’extraction excel de tous vos mots-clés pour du traitement statistique
  • Identifier les documents partageant peu ou aucun mots-clés avec les autres : les documents solitaires ou oubliés.

Les mots-clés sont les rouages de plusieurs mécanismes pour RationalK :

  • Recherche par mots-clés
  • Structuration du marquage en obligeant les utilisateurs à utiliser des mots-clés prédéfinis ou standardisés (Tagging Best Practise)
  • Affichage en arborescence dynamique suivant la structure de mots-clés
  • Gestion des droits d’accès d’un document suivant les mots-clés
  • Les tags forment des liens entre documents pour donner du contexte et de l’information supplémentaire.

RationalK est un logiciel de gestion documentaire et de gestion de projet permettant de couvrir les aspects logiciels du vaste champ de la gestion de la connaissance en entreprise (Knowledge Management for Business).

Nouveautés gestion de projet rationalK

De nombreuses nouveautés sont disponibles dans le module gestion de projet de rationalK dont voici un résumé des principales fonctions :

  • Liste des projets et des tâches avec filtrage avancé
  • Planification de projet avec visualisation Gantt
  • Priorisation des tâches
  • Rappel par email des tâches à faire
  • Outil de saisie de procès-verbaux de séance (on évite de stocker de l’information dans word)
  • Forum de discussion autour du projet (on évite de stocker de l’information dans les emails)
  • Lien inter projets possible grâce aux retours d’expérience, à la réutilisation de documentation et à une catégorisation des projets efficaces
  • Résumé du projet en pdf
  • Modèles de projet réutilisables
  • Traçabilités des changements dans le projet
  • Fonctions sur-mesure développables

3 Interfaces différentes pour une expérience d’utilisation maximale :

  • pour le chef d’équipe (vue portfolio de tous les projets et de leur état d’avancement avec statistiques et indicateurs de performance KPI)
  • pour le chef de projet (vue projet avec les tâches distribuées aux collègues)
  • pour le membre de l’équipe projet (vue écran tactile géant pour visualiser le travail à faire et enregistrer les tâches finies et le temps passé sur chaque activité)
Interface touchscreen de gestion de projet
Interface touchscreen de gestion de projet

Tous les détails : https://rationalk.ch/pm

RationalK est une solution logicielle de gestion du savoir basée sur la structuration des documents de la PME. Nous développons des produits sur mesure dans les domaines de la gestion documentaire et de la gestion de projet. Les logiciels sont hébergés dans le cloud en suisse ou sur vos serveurs.
Pour organiser une démonstration dans vos locaux ou par visioconférence, contactez-nous au 0768173346

La veille technologique comme source de savoir avec rationalK

Un nouveau cas d’utilisation de rationalK : la veille technologique. Les entreprises désirant pérenniser et maximiser les retombées de cette activité trouveront leur compte avec rationalK. Tous les détails : https://rationalk.ch/veille-techno

RationalK est un outil de gestion du savoir à la croisée entre la GED et le logiciel de gestion de projet. Le savoir des employés est au centre du système.

Document submission process in rationalK

With rationalK, you can now send a document for approval without leaving the app. No need to go to Outlook, no need to copy-paste links and titles. Simply click a button !

1-Click to submit a document for approval
1-Click to submit a document for approval

The following happens when you click :

  • An email is sent to all members with the approver role
  • You get a copy of this email
  • The history is logged into rationalK so you can keep a track of this action.

The email looks like :

Email sent to the approvers
Email sent to the approvers

RationalK is a knowledge management software and consultant that gives value to the employees’ documentation. RationalK makes document management simple.

rationalK and quality document management system

I had a very interesting discussion with the Quality department this week.
I was presenting them rationalK, the knowledge management tool.
They did not accept the idea very well… They asked me : Why do you want another tool to manage the document, we already have the quality document management system ?
I think they misunderstand the difference between a knowledge management tool and their quality system to manage the company’s documentation.

Here was my answer :

The two tools are fully compatible and have totally different purposes.

Quality Document Management System

  • Ensure consistency in the company processes and the corresponding documentation
  • Associate a document to a process step
  • Guaranty an access to the most up-to-date documentation
  • Prevent sensible information from behind freely accessed within the departments
  • Most of the documentation inside the quality department are procedures or instructions
  • Make sure that documentation follows the company’s guidelines in terms of content and form

RationalK

  • Help the worker to do their everyday work
  • Allow to freely work on official documentation without disturbing the quality processes. Documents are considered as draft in rationalK as long as they are not approved by the quality department
  • rationalK allows to browse within internet-downloaded documentation, within emails, notes, international norms, patents, project documentation, best-practises and even people’s competencies. This is definitely not possible (and wished) in a quality document management system
  • Document in rationalK are living document. They are constantly updated with new knowledge. Their accuracy depends only on the authors competencies
  • RationalK has its own access rights policy to easily spread knowledge within the company departments
  • In rationalK we have functionally that can link a document with the related official document from the quality department document management system

How they could work together

Let’s say a team of five engineers is using rationalK to manage their knowledge.
Every time that one the guy is doing something related to a project, he naturally stores the document in the project folder. Fine. If he thinks that this knowledge or solution could help the colleagues solving their own difficulties (what is often the case), he add an entry in rationalK. He can type in some tags, a brief description of the solution and of course the link to the file in the project documentation. At this stage we have exclusively used rationalK and no quality document management system ! A co-worker will never upload all the project document to the quality document management system. Thanks god !
Now if the problem-solving method appears to be more and more used within the team, the team manager may find useful to add it as a standard for solving a typical problem. Fine.
Now and only now, we can write a process documentation to be sent to the quality department. They review and approve it and then store it in the quality document management system. This may takes weeks ! In between the solution has improved. rationalK still have the most up-to-date best practises while the quality department system has a general document describing the methodology but the the details.

Last words

As a conclusion, I would say that rationalK is a tool to help people do their work according to the quality procedures stored in the quality management system. Quality documentation is the one that define processes on how to work. I really do not believe that any coworker could conduct a project by using exclusively the content of the quality document management system… But combining the two tools is the most powerful way to achieve efficiently the best results.

Run Solr with a windows pc

This post is more a memo for my self than a tutorial.

Download Solr (http://lucene.apache.org/solr/) to c:/km/solr/
Dowload Jetty (http://www.eclipse.org/jetty/) to c:/km/jetty/
Download Curl (http://curl.haxx.se/dlwiz/?type=bin&os=Win32&flav=-&ver=2000%2FXP) to c:/km/curl

Follow this tutorial to run Solr : http://lucene.apache.org/solr/4_3_0/tutorial.html

Starting Solr : ~/solr/example$ java -jar start.jar
Index All XML documents from the exampledocs folder : ~/solr/example/exampledocs$ java -jar post.jar *.xml

Assume you have a doc file called doc2.doc in the folder, index it using : C:\km\solr\example\exampledocs> c:\km\curl\curl.exe "http://localhost:8983/solr/update/extract?literal.id=doc2&commit=true" -F "myfile=@doc2.doc"

Don’t forget to change the literal.id or it will replace the last document.

To verify that it has been properly indexed go to : http://localhost:8983/solr/collection1/browse
And type in something contained inside the document.

You can do the same with pdf.

To add the filename to the indexed file open :
C:\km\solr\example\solr\collection1\conf\schema.xml
and add :
Then index a file using :
C:\km\solr\example\exampledocs> c:\km\curl\curl.exe "http://localhost:8983/solr/update/extract?literal.id=doc2&literal.fullfilename=C:\km\solr\example\docexamples\doc2.doc&commit=true" -F "myfile=@doc2.doc"

Even simpler :
Index a file using :
C:\km\solr\example\exampledocs> c:\km\curl\curl.exe "http://localhost:8983/solr/update/extract?literal.id=doc2&literal.resourcename=C:\km\solr\example\docexamples\doc2.doc&commit=true" -F "myfile=@doc2.doc". It will appear directly in velocity !

Now my next step is to find out :

  • how to index a full windows folder structure
  • how to link with php