Document submission process in rationalK

With rationalK, you can now send a document for approval without leaving the app. No need to go to Outlook, no need to copy-paste links and titles. Simply click a button !

1-Click to submit a document for approval
1-Click to submit a document for approval

The following happens when you click :

  • An email is sent to all members with the approver role
  • You get a copy of this email
  • The history is logged into rationalK so you can keep a track of this action.

The email looks like :

Email sent to the approvers
Email sent to the approvers

RationalK is a knowledge management software and consultant that gives value to the employees’ documentation. RationalK makes document management simple.

rationalK et l’ISO 9001

L’ISO 9001 requiert une maîtrise de la documentation de l’entreprise. RationalK, le logiciel de gestion de la documentation d’entreprise vous permet de remplir ce requis très simplement.

Votre procédure interne définit par exemple que tous les documents contenus dans un dossier spécifique de votre intranet sont exacts et les plus à jour. Il est important de configurer ce dossier en lecture seule pour l’ensemble de vos collaborateurs et en lecture écriture pour les pilotes de processus (c’est à dire ceux qui ont le rôle d’approbateur de la documentation).

Exemple du département des ressources humaines

Le dossier J:/rh/documentation/ est défini en lecture seule sauf pour la DRH qui en possède un accès en lecture écriture. Les documents rédigés par les collaborateurs des ressources humaines sont stockés sous J:/rh/travail. Lorsqu’un document est finalisé, il est soumis pour approbation à la DRH (pilote du processus de validation des documents rh). Si la DRH approuve ce document, alors il est déplacé dans le dossier J:/rh/documentation/.

Lorsqu’un utilisateur navigue dans la base ou fait une recherche, il voit le badge “Validé” pour les documents approuvés.

Documents validés et non-validés
Documents validés et non-validés

Note : Il est important d’afficher les deux documents car on ne sait pas si l’utilisateur recherche son document de travail pour contribuer à la prochaine version ou s’il cherche l’instruction (le guide) actuellement validée.