Les dernières mises à jour de rationalK

Ces dernières semaines ont été fructueuses en termes de nouveaux développement de l’application rationalK. Voici les principales nouveautés:

  • Un  tout nouveau dashboard qui vous montre en un clin d’oeil tous les documents les plus utiles.
  • La possibilité de rédiger de long documents et de les visualiser dans un format similaire à wikipedia.
  • Affectation des tâches hyper facilitée sans quitter votre redaction de PV de séance ou votre bloc note. Par exemple :

    Redaction de tâches facilitée
  • Modélisation et visualisation des processus de travail. L’avantage de le faire dans rationalK est la possibilité de lier à chaque activité du processus, l’instruction de travail qui y correspond. C’est la vue “méthode” de la gestion du savoir.
  • La création de dossier dynamiques : des dossiers personnels ou publique qui contiennent un ensemble de documents sur un même thématique.
  • La visualisation des pdfs directement dans l’interface sans avoir à les télécharger
  • Une vue arborescente des documents avec les mots-clés et les auteurs
Vue arborescente
  • Un meilleur log de tout ce qui se passe sur la plateforme
  • Simplification du système d’upload de données depuis excel
  • Une meilleure file d’attente pour les emails qui partent de rationalK (notifications, etc) afin d’éviter les embouteillages et d’envoyer les emails prioritaire en premier.
  • Un nouveau système de commentaires avec mentions “@Thomas” pour attirer l’attention d’un collègue sur un sujet

Et quelques essais encore en beta :

  • Le chatbot rationalK qui répond à vos questions sur la base de vos données!
  • Le mail-to-doc : vous pourrez envoyer un mail à votre installation rationalk par exemple masociete@rationalk.com et le contenu du mail sera compris par le logiciel et directement converti en document rationalK (les pièces jointes aussi). Plutôt pratique pour ceux qui utilisent rationalK comme une GED (gestion électronique de document)

rationalK permet de mieux gérer vos emails

Le constat

Nous faisons souvent le constat d’une mauvaise utilisation des emails. Voici une liste des problèmes que nous rencontrons dans l’emploi des emails comme unique support de l’information :

  1. Les emails sont, pour la plupart des cas, privés. Il est difficile de partager leur contenu. Un étranger au cercle de la discussion (c’est à dire une personne qui n’était pas dans les destinataires du message d’origine), rencontre beaucoup de difficultés pour appréhender le sujet ou s’intégrer dans l’échange.
  2. Nous cherchons des informations dans nos emails que lorsque nous nous rappelons de l’existence de l’information. Autrement dit, si nous cherchons quelque chose dans des emails c’est parce que nous avons un vague souvenir que nous avons “vu passer” quelque chose sur le sujet.
  3. Les emails sont chronologiques. Pour comprendre l’intégralité du sujet, il faut relire la conversation depuis son début. Si un échange clé de la conversation n’as pas eut lieu dans un email mais plutôt lors d’un short-talk de couloir alors le fil de la conversation est perdu.
  4. Dans une conversation par email, une très grande partie des mots sont inutiles à l’information (politesses, para-phrases, …)
  5. Dans le concept d’envoyeur-receveur, l’email n’est pas forcément perçu comme important par le receveur au moment précis auquel il est reçu. Le receveur devra se souvenir de ce message plus tard lorsqu’il en aura besoin.

Une solution

Comment contourner ces obstacles et améliorer notre gestion du savoir et des projets grace à rationalK ?

  1. RationalK contient votre collection de projets et votre collection de fiches de connaissance spécifiques à certaines thématiques inter-projets (ou trans-projets).
  2. Lors d’un événement projet, en lieu et place d’envoyer un email, vous créez un “log” (élément de journal) projet. Ce message est relié au(x) projet(s). Il est est parfois très pratique de pouvoir communiquer sur plusieurs projets à la fois.
  3. Les membres du projets sont notifiés par email qu’un message a été ajouté au projet (oui, les emails sont très utiles pour notifier).
  4. Les membres du projet répondent au message directement dans rationalK.
  5. Lorsqu’une décision est prise, le message est marqué : “Décision”. Cela permettra de filtrer par projet, toutes les décisions et d’avoir ainsi un aperçu efficace de la vie du projet. Vous êtes libre dans le nombre et le type de mot clés utilisés.
  6. Lorsqu’une discussion devient trop longue (donc trop difficile à suivre), il est possible de fusionner tous les messages dans un résumé digeste. Tagguez ce message résumé avec le terme : “Pour validation” et l’équipe le relira.
  7. Lorsque les échanges passent du status de simple communication au statut de connaissance (grace à une argumentation soutenue d’exemples), il est possible de transformer ces messages dans une fiche de connaissance (ou fiche de savoir, ou encore fiche métier). Ainsi vous tirer le meilleur des échanges projets pour en faire bénéficier les autres collaborateurs de l’entreprises et les autres projets.
  8. A l’arrivée d’un nouveau collaborateur sur un projet ou dans l’entreprise, il trouve efficacement des informations structurées et contextualisées.

Conclusion

En conclusion, il est sage de reserver les emails pour :

  • la communication externe (avec nos clients et fournisseurs),
  • pour la notification d’évènements projet (l’événement est notifié mais le contenu de l’événement n’est pas l’email lui-même!) et
  • pour les échanges officiels avec son supérieur et les ressources humaines.

Pour tout le reste, il y a le module de discussion de rationalK.

Lessons learned

Leçons apprises et retour d’expérience.

Exemple d’une PME industrielle

Chaque jour de nombreux problèmes techniques sont résolus par les employés d’une société.

Exemple :

  • La mise au point d’une nouvelle technique pour mesurer une pièce
  • La découverte d’une méthode de calcul pour chiffrer un nouveau produit

Dans l’urgence des projets et des deadlines clients, la capitalisation des leçons apprises est laissée pour compte. Seul le ou les personnes ayant pris part à la résolution du problème ont une chance de gagner en expérience. Même pour ces dernières, la probabilité d’oublier ce problème résolu est bien plus grande que celle de le convertir en savoir-faire.

La solution réside dans la valorisation des retours d’expériences.

  1. Chaque information nouvelle doit être capitalisée très rapidement pour ne pas être oubliée.
  2. Le contexte du retour d’expérience est indispensable : types de produits concernés, types d’applications, personnel présent, numéro de projet, types de machines, mots clés, …
  3. L’objectif ultime est l’ajout de la solution aux standards de l’entreprise. Si cela est difficile (souvent à cause de la lourdeur du système de gestion documentaire), il faut pouvoir prendre des notes pour plus tard. Les systèmes de gestion du savoir tels que rationalK et l’application Kapture vous le permettent. Il est ensuite aisé d’agréger toutes les leçons apprises non capitalisées lors de la phase de clôture d’un projet ou lors de séance dédiées aux retours d’expérience.
  4. La valorisation passe par le partage. Identifier les gens pouvant bénéficier de ce que vous avez appris et diffuser vos solutions. Ils auront la possibilité d’enrichir et de contribuer à leur tour à la thématique.
  5. Les outils de développement de produit comme les AMDEC (FMEA) ne servent à rien si ils ne sont pas mis à jour avec les nouvelles problématiques rencontrées. Chaque ligne d’une AMDEC doit avoir une action associée comme la mise à jour d’une procédure.
  6. Les non-conformités internes doivent avoir une action corrective mettant en jeu la standardisation ou la formation. Elles sont trop souvent résolues par des méthodes de pompier.
  7. En tant qu’employé, contribuer à la création du savoir de l’entreprise est une satisfaction, une reconnaissance et une motivation.
  8. Il faut prendre le temps de faire ces actions et cela même face aux urgences. Les urgences arrivent parce que l’entreprise n’a pas bénéficié de suffisamment de retour d’expérience.

rationalK et l’ISO 9001

L’ISO 9001 requiert une maîtrise de la documentation de l’entreprise. RationalK, le logiciel de gestion de la documentation d’entreprise vous permet de remplir ce requis très simplement.

Votre procédure interne définit par exemple que tous les documents contenus dans un dossier spécifique de votre intranet sont exacts et les plus à jour. Il est important de configurer ce dossier en lecture seule pour l’ensemble de vos collaborateurs et en lecture écriture pour les pilotes de processus (c’est à dire ceux qui ont le rôle d’approbateur de la documentation).

Exemple du département des ressources humaines

Le dossier J:/rh/documentation/ est défini en lecture seule sauf pour la DRH qui en possède un accès en lecture écriture. Les documents rédigés par les collaborateurs des ressources humaines sont stockés sous J:/rh/travail. Lorsqu’un document est finalisé, il est soumis pour approbation à la DRH (pilote du processus de validation des documents rh). Si la DRH approuve ce document, alors il est déplacé dans le dossier J:/rh/documentation/.

Lorsqu’un utilisateur navigue dans la base ou fait une recherche, il voit le badge “Validé” pour les documents approuvés.

Documents validés et non-validés
Documents validés et non-validés

Note : Il est important d’afficher les deux documents car on ne sait pas si l’utilisateur recherche son document de travail pour contribuer à la prochaine version ou s’il cherche l’instruction (le guide) actuellement validée.

RationalK s’enrichit des résultats du web

RationalK permet de rechercher des documents sur l’intranet de l’entreprise. Il arrive qu’un utilisateur ne trouve pas ce qu’il cherche. Les deux raisons principales sont:

  1. les termes de recherche ou mots clés ne sont pas adaptés
  2. Le document n’existe pas

Pour remédier à cela, rationalK dispose d’un système de suivi des recherches qui permet au Knowledge Manager (ou responsable de rationalK dans l’entreprise) de suivre les requêtes qui ne renvoient aucun résultat.

Nous avons ajouté une nouvelle option qui permet de limiter la frustration de l’utilisateur et d’élargir considérablement les résultats de recherche. Il est maintenant possible d’inclure les résultats du web.

rationalK utilise google custom search engine pour renvoyer des résultats depuis une liste de site prédéfinie par l’entreprise. Par exemple, vous pouvez décider de ne renvoyer que les résultats provenant des sites : iso.org, afnor.org, techniques-ingenieur.fr.

Ainsi par exemple, si l’utilisateur cherche une norme (ISO 16232 dans l’exemple ci dessous), il trouvera les rapport internes qui en font mention mais aussi le lien direct vers le site officiel iso.org pour télécharger le document.

L’avantage principal de cette option réside dans le fait que rationalK fonctionne comme point d’entrée unique. Il n’est pas nécessaire d’effectuer une seconde recherche sur le web.

Résultats du web
Résultats du web

rationalK simplifie la confidentialité et l’unicité des documents

Comment filtrer les informations confidentielles sans dupliquer les sources ni la documentation ?

Problèmes :

  • Lors de l’ajout d’information : répétition de travail de saisie : perte de temps et source d’ erreur.
  • Lors de la consultation d’information : risque de ne pas avoir la version à jour.
  • Exemple : Une liste de produits gérée par le département engineering de la société.

Solution rationalK :

Une nouvelle fonction a été développée dans rationalK pour faciliter le partage d’information d’un département vers les autres départements de la société ou vers l’extérieur de la société (clients et fournisseurs). L’objectif est de ne maintenir qu’une unique source de donnée pour éviter les erreurs de saisie, les erreurs de version et surtout accélérer le travail de saisie souvent rébarbatif. Le département propriétaire des données saisie les informations dans son fichier Excel déjà existant. Il n’y a aucune habitude à changer pour les ingénieurs. La deuxième étape consiste à écrire un petit fichier de réglage dans lequel sont définit : les colonnes et les lignes à afficher.

Et voilà ! RationalK crée automatiquement un url pour accéder directement à cette base de donnée restreinte et sur-mesure. Le contenu de cet page url peut-être protégée par un mot de passe ou laissée public ce web en fonction des besoins. Il est possible de créer plusieurs url en fonction des destinataires.

A chaque modification, le contenu des pages externes sont mis à jours automatiquement et de manière transparente.

Le contenu de votre fichier excel devient “cherchable”. C’est à dire que les utilisateur peuvent chercher un mot contenu à l’intérieur du fichier excel et rationalK vous renverra le lien vers le fichier.

Exemple :

1) Fichier de base

Le fichier Excel de base
Le fichier Excel de base

2) Url : http://masociete.com/intranet/SalesDpt

Certains détails techniques sont masqués. Le choix des colonnes à afficher se règle dans rationalK.

Version département des ventes
Version département des ventes

3) Url : http://masociete.com/external

Seuls certains produits choisis sont affichés et les informations confidentielles (colonnes) sont masquées. Les lignes à afficher sont filtrées par le mot clé Website dans la colonne filtre.

Vision Web Public du fichier de base
Vision Web Public du fichier de base

Avantages

  • Pas de saisie en double
  • Aucune connaissance en base de donnée nécessaire (l’utilisateur doit juste savoir utiliser excel)
  • Mise en forme multiples et sur-mesure pour les utilisateur externes au département engineering
  • Mise a jour immédiate
  • Aucun changement d’habitude

Logiciel

RationalK est un logiciel de gestion de la connaissance permettant de capturer le savoir des employés de la société et de le mettre à disposition de toutes les équipes afin d’améliorer l’efficacité au travail et diminuer les frustrations.

Some interesting links

It’s been a long time since I wrote my last article.  I have been quite busy with the development of rationalK and with reading a lot of articles on the internet. Here a selection of them.

Productivity and management

Other stuff

I will continuously update the list.
Have a nice reading.

rationalK and quality document management system

I had a very interesting discussion with the Quality department this week.
I was presenting them rationalK, the knowledge management tool.
They did not accept the idea very well… They asked me : Why do you want another tool to manage the document, we already have the quality document management system ?
I think they misunderstand the difference between a knowledge management tool and their quality system to manage the company’s documentation.

Here was my answer :

The two tools are fully compatible and have totally different purposes.

Quality Document Management System

  • Ensure consistency in the company processes and the corresponding documentation
  • Associate a document to a process step
  • Guaranty an access to the most up-to-date documentation
  • Prevent sensible information from behind freely accessed within the departments
  • Most of the documentation inside the quality department are procedures or instructions
  • Make sure that documentation follows the company’s guidelines in terms of content and form

RationalK

  • Help the worker to do their everyday work
  • Allow to freely work on official documentation without disturbing the quality processes. Documents are considered as draft in rationalK as long as they are not approved by the quality department
  • rationalK allows to browse within internet-downloaded documentation, within emails, notes, international norms, patents, project documentation, best-practises and even people’s competencies. This is definitely not possible (and wished) in a quality document management system
  • Document in rationalK are living document. They are constantly updated with new knowledge. Their accuracy depends only on the authors competencies
  • RationalK has its own access rights policy to easily spread knowledge within the company departments
  • In rationalK we have functionally that can link a document with the related official document from the quality department document management system

How they could work together

Let’s say a team of five engineers is using rationalK to manage their knowledge.
Every time that one the guy is doing something related to a project, he naturally stores the document in the project folder. Fine. If he thinks that this knowledge or solution could help the colleagues solving their own difficulties (what is often the case), he add an entry in rationalK. He can type in some tags, a brief description of the solution and of course the link to the file in the project documentation. At this stage we have exclusively used rationalK and no quality document management system ! A co-worker will never upload all the project document to the quality document management system. Thanks god !
Now if the problem-solving method appears to be more and more used within the team, the team manager may find useful to add it as a standard for solving a typical problem. Fine.
Now and only now, we can write a process documentation to be sent to the quality department. They review and approve it and then store it in the quality document management system. This may takes weeks ! In between the solution has improved. rationalK still have the most up-to-date best practises while the quality department system has a general document describing the methodology but the the details.

Last words

As a conclusion, I would say that rationalK is a tool to help people do their work according to the quality procedures stored in the quality management system. Quality documentation is the one that define processes on how to work. I really do not believe that any coworker could conduct a project by using exclusively the content of the quality document management system… But combining the two tools is the most powerful way to achieve efficiently the best results.