Les résultats de recherche de votre wiki d’entreprise dans rationalK

Il vous est maintenant possible d’inclure les résultats de recherche de votre wiki d’entreprise dans rationalK.
De nombreuses entreprises utilisent un wiki (du type de wikipedia basé sur la technologie wikimedia) pour stocker le savoir de type 2 (should do : best practise,…) ou le savoir de type 3 (could do : good practise,…). C’est une très bonne chose.

Le stockage d’article au format wiki est une bien meilleur approche que le stockage de fichier words pour des raisons de mise à jour, de suivi de modifications, de recherche d’information, etc.

En donnant l’adresse de votre wiki d’entreprise à rationalK, vous incluez automatiquement le contenu de votre wiki dans rationalK. Sans efforts.

Voir l’article de Nick Milton pour la gestion du savoir sous la forme de wiki.

Le savoir contenu dans les FMEA (AMDEC)

La dernière version de la suite rationalK, logiciel de gestion de la connaissance pour les pme permet aux utilisateurs de capitaliser le savoir contenu dans les FMEA (ou AMDEC en français).

Les FMEA (process et design) sont un recueil de toutes les lessons apprises par la société. Cela à condition de contourner les problèmes suivants :

  • La FMEA d’un produit est sauvegardé dans un fichier excel perdu au fin fond des sous-dossiers windows.
  • Si la FMEA du produit est mise à jour, le fonctionnement avec fichier excel rend très fastidieux la mise à jour des autres produits similaires

Le module FMEA pour rationalK vous apporte les solutions suivantes :

  • Importez en deux clics vos FMEA de base (aussi appelées FMEA générique ou core FMEA)
  • Les éléments de la FMEA sont sauvegardé dans la base de donnée ce qui vous permet de rechercher à la google à travers les entrées de cette base
  • A partir d’une FMEA générique, vous pouvez en 4 clics, exportez une FMEA spécifique pour un produit particulier en se basant sur les similarités de production et de design

Toutes les informations sur rationalk.ch.
Télécharger rationalK et le module FMEA.

Le logiciel est open-source, donc vos commentaires et contributions sont les bienvenus.

Best practises for knowledge management in the industry

In the industry, more precisely the mechanical industry, the knowledge is everywhere, spread among everyone’s mind and hard drive. The challenge is to capitalise and re-use this knowledge to do better products at better prices.

A few basic principles that help managing knowledge :

  • Write guides (how-tos, users manuals,…). As soon as learn something, it is important to write it down. This document will be not only useful for your colleagues but also for you in case you forget how o do it. If you don’t have time to write a nice documentation, you should still open the manual, add the title and put one or two screenshots. This is enough in the action. Then later in the day, take some time to consolidate your texte and share it to colleagues.
  • Share documents you write. When you write a document of any kind (a procedure, a calculation report, …), share it ! Don’t just let it on your hard drive or inside a mail discussion between your customer and you. I my office, we have a list of document we wrote, as soon as a document is added each collegues get a mail notification that some new knowledge has been created. People can subscribe to document category and field of application to avoid spam.
  • Use follow-up or project logs extensively. Follow-up are important information concerning a project event (a project change, a new risk that pop-up,…). Writting a follow-up should be very quick if you want people to adopt this methodology. I saw in one company, people where using excel list to handle follow-up : people needed to open the windows explorer, find the corrsponding project in the tree view, open the excel file, scroll to the last line, fill in various fields and save the document. This is not the right approach. A powerful alternative would be a mini software or add-in that work like this : when I press Ctrl+F+U a windows pop-up, I type the project number, press enter, type some free text and press enter to finish. This should not take more than 15 seconds. More information on follow-up in rationalK
  • Use core-DFMEA and core-PFMEA. As soon as a risk is discover or a process failure occurs you need to store it somewhere. Even if you don’t have the solution to this new problem now. Core FMEA (or generic FMEA) are your basic template from which you derived new product FMEA. As a consequence they are a great place to store knowledge. As some of your curious customers will ask to get a copy of these documents to handle a different public version of these document with less internal knowledge. We have developed a handy tool to manage your FMEAs
  • Develop software and use databases. One of the best way to capture knowledge and to be sure it will be re-used is to give to your company software an access to it. A software can be as simple as an excel form. If you already have a software in place that use a database. Do not add new product information in a lost word document inside the ERP or your company intranet but add it instead directly into the database so that people can simply select it to re-use it. Keep the knowledge source in a static place and add a link from the database to the source in case someone need to extend this knowledge.
  • Use list of tagged documents. This function is part of any modern document managing system (whether you use rationalK or a windows folder).Try to avoid the folder and subfolder structure to store your document. At some point you will be torn appart because you won’t be able to determine if this document should be in this folder or in this other folder. You will start to duplicate documents. If you don’t know where to store your knowledge, imagine how difficult it will be for your colleagues to find something… Instead, create a list of document with title, link to the document and a tag list. Then since the document is linked inside the list, you can store them anywhere in the disk, it does not matter since you will access them using your list.
  • Convert emails. Emails convey a lot of non-formatted knowledge spread inside discussions. Emails are difficult to access for new project members or occasional project participants. If you cannot avoid to use them, do your best to convert them. The most simple way to convert emails into knowledge is to save them (as pdf or msg format) inside your project folder. A more elaborated way is to store each individual informations at their appropriate place : follow-up, fmea entry, risk register, calculation database, general documentation,…

rationalK et les documents associés

Il vous est maintenant possible d’associer un ou plusieurs documents à un document.

Avantages :

  • Grâce à cette fonction vous ne perdez aucune information
  • Pas de duplication de contenu
  • Plus de questionnement sans fin sur le lieu où vous devez enregistrer l’information
  • L’impact de modification d’un document sur les autres documents de votre base de savoir se mesure facilement

Si l’information que vous cherchez ne se trouve pas dans le document renvoyé par le moteur de recherche de rationalK vous avez la possibilité de naviguer dans les documents liés (documents associés).

Un exemple concret : il parait intéressant de lier le document intitulé : Matrice de choix des matériaux aux documents : Liste des matières plastiques et Liste des fournisseurs de matériaux.

Documents liés
Documents liés

Document submission process in rationalK

With rationalK, you can now send a document for approval without leaving the app. No need to go to Outlook, no need to copy-paste links and titles. Simply click a button !

1-Click to submit a document for approval
1-Click to submit a document for approval

The following happens when you click :

  • An email is sent to all members with the approver role
  • You get a copy of this email
  • The history is logged into rationalK so you can keep a track of this action.

The email looks like :

Email sent to the approvers
Email sent to the approvers

RationalK is a knowledge management software and consultant that gives value to the employees’ documentation. RationalK makes document management simple.

rationalK et l’ISO 9001

L’ISO 9001 requiert une maîtrise de la documentation de l’entreprise. RationalK, le logiciel de gestion de la documentation d’entreprise vous permet de remplir ce requis très simplement.

Votre procédure interne définit par exemple que tous les documents contenus dans un dossier spécifique de votre intranet sont exacts et les plus à jour. Il est important de configurer ce dossier en lecture seule pour l’ensemble de vos collaborateurs et en lecture écriture pour les pilotes de processus (c’est à dire ceux qui ont le rôle d’approbateur de la documentation).

Exemple du département des ressources humaines

Le dossier J:/rh/documentation/ est défini en lecture seule sauf pour la DRH qui en possède un accès en lecture écriture. Les documents rédigés par les collaborateurs des ressources humaines sont stockés sous J:/rh/travail. Lorsqu’un document est finalisé, il est soumis pour approbation à la DRH (pilote du processus de validation des documents rh). Si la DRH approuve ce document, alors il est déplacé dans le dossier J:/rh/documentation/.

Lorsqu’un utilisateur navigue dans la base ou fait une recherche, il voit le badge “Validé” pour les documents approuvés.

Documents validés et non-validés
Documents validés et non-validés

Note : Il est important d’afficher les deux documents car on ne sait pas si l’utilisateur recherche son document de travail pour contribuer à la prochaine version ou s’il cherche l’instruction (le guide) actuellement validée.