RationalK s’enrichit des résultats du web

RationalK permet de rechercher des documents sur l’intranet de l’entreprise. Il arrive qu’un utilisateur ne trouve pas ce qu’il cherche. Les deux raisons principales sont:

  1. les termes de recherche ou mots clés ne sont pas adaptés
  2. Le document n’existe pas

Pour remédier à cela, rationalK dispose d’un système de suivi des recherches qui permet au Knowledge Manager (ou responsable de rationalK dans l’entreprise) de suivre les requêtes qui ne renvoient aucun résultat.

Nous avons ajouté une nouvelle option qui permet de limiter la frustration de l’utilisateur et d’élargir considérablement les résultats de recherche. Il est maintenant possible d’inclure les résultats du web.

rationalK utilise google custom search engine pour renvoyer des résultats depuis une liste de site prédéfinie par l’entreprise. Par exemple, vous pouvez décider de ne renvoyer que les résultats provenant des sites : iso.org, afnor.org, techniques-ingenieur.fr.

Ainsi par exemple, si l’utilisateur cherche une norme (ISO 16232 dans l’exemple ci dessous), il trouvera les rapport internes qui en font mention mais aussi le lien direct vers le site officiel iso.org pour télécharger le document.

L’avantage principal de cette option réside dans le fait que rationalK fonctionne comme point d’entrée unique. Il n’est pas nécessaire d’effectuer une seconde recherche sur le web.

Résultats du web
Résultats du web

rationalK simplifie la confidentialité et l’unicité des documents

Comment filtrer les informations confidentielles sans dupliquer les sources ni la documentation ?

Problèmes :

  • Lors de l’ajout d’information : répétition de travail de saisie : perte de temps et source d’ erreur.
  • Lors de la consultation d’information : risque de ne pas avoir la version à jour.
  • Exemple : Une liste de produits gérée par le département engineering de la société.

Solution rationalK :

Une nouvelle fonction a été développée dans rationalK pour faciliter le partage d’information d’un département vers les autres départements de la société ou vers l’extérieur de la société (clients et fournisseurs). L’objectif est de ne maintenir qu’une unique source de donnée pour éviter les erreurs de saisie, les erreurs de version et surtout accélérer le travail de saisie souvent rébarbatif. Le département propriétaire des données saisie les informations dans son fichier Excel déjà existant. Il n’y a aucune habitude à changer pour les ingénieurs. La deuxième étape consiste à écrire un petit fichier de réglage dans lequel sont définit : les colonnes et les lignes à afficher.

Et voilà ! RationalK crée automatiquement un url pour accéder directement à cette base de donnée restreinte et sur-mesure. Le contenu de cet page url peut-être protégée par un mot de passe ou laissée public ce web en fonction des besoins. Il est possible de créer plusieurs url en fonction des destinataires.

A chaque modification, le contenu des pages externes sont mis à jours automatiquement et de manière transparente.

Le contenu de votre fichier excel devient “cherchable”. C’est à dire que les utilisateur peuvent chercher un mot contenu à l’intérieur du fichier excel et rationalK vous renverra le lien vers le fichier.

Exemple :

1) Fichier de base

Le fichier Excel de base
Le fichier Excel de base

2) Url : http://masociete.com/intranet/SalesDpt

Certains détails techniques sont masqués. Le choix des colonnes à afficher se règle dans rationalK.

Version département des ventes
Version département des ventes

3) Url : http://masociete.com/external

Seuls certains produits choisis sont affichés et les informations confidentielles (colonnes) sont masquées. Les lignes à afficher sont filtrées par le mot clé Website dans la colonne filtre.

Vision Web Public du fichier de base
Vision Web Public du fichier de base

Avantages

  • Pas de saisie en double
  • Aucune connaissance en base de donnée nécessaire (l’utilisateur doit juste savoir utiliser excel)
  • Mise en forme multiples et sur-mesure pour les utilisateur externes au département engineering
  • Mise a jour immédiate
  • Aucun changement d’habitude

Logiciel

RationalK est un logiciel de gestion de la connaissance permettant de capturer le savoir des employés de la société et de le mettre à disposition de toutes les équipes afin d’améliorer l’efficacité au travail et diminuer les frustrations.

Some interesting links

It’s been a long time since I wrote my last article.  I have been quite busy with the development of rationalK and with reading a lot of articles on the internet. Here a selection of them.

Productivity and management

Other stuff

I will continuously update the list.
Have a nice reading.

rationalK and quality document management system

I had a very interesting discussion with the Quality department this week.
I was presenting them rationalK, the knowledge management tool.
They did not accept the idea very well… They asked me : Why do you want another tool to manage the document, we already have the quality document management system ?
I think they misunderstand the difference between a knowledge management tool and their quality system to manage the company’s documentation.

Here was my answer :

The two tools are fully compatible and have totally different purposes.

Quality Document Management System

  • Ensure consistency in the company processes and the corresponding documentation
  • Associate a document to a process step
  • Guaranty an access to the most up-to-date documentation
  • Prevent sensible information from behind freely accessed within the departments
  • Most of the documentation inside the quality department are procedures or instructions
  • Make sure that documentation follows the company’s guidelines in terms of content and form

RationalK

  • Help the worker to do their everyday work
  • Allow to freely work on official documentation without disturbing the quality processes. Documents are considered as draft in rationalK as long as they are not approved by the quality department
  • rationalK allows to browse within internet-downloaded documentation, within emails, notes, international norms, patents, project documentation, best-practises and even people’s competencies. This is definitely not possible (and wished) in a quality document management system
  • Document in rationalK are living document. They are constantly updated with new knowledge. Their accuracy depends only on the authors competencies
  • RationalK has its own access rights policy to easily spread knowledge within the company departments
  • In rationalK we have functionally that can link a document with the related official document from the quality department document management system

How they could work together

Let’s say a team of five engineers is using rationalK to manage their knowledge.
Every time that one the guy is doing something related to a project, he naturally stores the document in the project folder. Fine. If he thinks that this knowledge or solution could help the colleagues solving their own difficulties (what is often the case), he add an entry in rationalK. He can type in some tags, a brief description of the solution and of course the link to the file in the project documentation. At this stage we have exclusively used rationalK and no quality document management system ! A co-worker will never upload all the project document to the quality document management system. Thanks god !
Now if the problem-solving method appears to be more and more used within the team, the team manager may find useful to add it as a standard for solving a typical problem. Fine.
Now and only now, we can write a process documentation to be sent to the quality department. They review and approve it and then store it in the quality document management system. This may takes weeks ! In between the solution has improved. rationalK still have the most up-to-date best practises while the quality department system has a general document describing the methodology but the the details.

Last words

As a conclusion, I would say that rationalK is a tool to help people do their work according to the quality procedures stored in the quality management system. Quality documentation is the one that define processes on how to work. I really do not believe that any coworker could conduct a project by using exclusively the content of the quality document management system… But combining the two tools is the most powerful way to achieve efficiently the best results.

CRM école de danse et centre fitness

Un gestionnaire de client et de facturation pour votre école de danse et/ou votre centre de sport et fitness.

Fonctionnalités

  • Enregistrer toutes vos informations client
  • Gérer les participants pour chaque séance
  • Envoyer des emails groupés
  • Gestion complète de la facturation et de la comptabilité
  • Différents taux de TVA possibles
  • Gérer vos cartes client avec un système de crédit pour chaque cours
  • Recevez dans votre boite mail tous les matins, la liste des gens ayant leur anniversaire aujourd’hui et la liste des gens dont l’abonnement expire
  • Exporter toutes vos données au format excel
  • Prenez les photos de vos clients directement depuis votre smartphone ou tablet
  • Et beaucoup plus

Comment l’essayer ?

Inscription

Tarif

Gratuit.

Requirements Management & Compliance Matrix

A template for a Matrix of Compliance using excel.

Matrix of Compliance

Improvement possibilities :

  • There is no change tracking system in Microsoft Excel
  • If the customer send the specification document in pdf or word, the amount of work for the conversion into xls can be quite important.
  • There is (yet) no easy way to reuse knowledge from one product development to another

A description of my coding environment

The context

I code simple projects.
Let say that the project is hosted at http://thomasdt.com/myproject
Most of the time, I am the only developper. I code from different platform : iPad, Pc and Mac.

My solution

I will detail here my coding process

I Use dropbox
I work in a folder myproject_dev inside dropbox folder
These is where the last version of my development is located
To edit the file depending on the platform, I use :

I use beanstalkapp (http://beanstalkapp.com) as my private git repository (a free account is ok)

When I would like to test live my code : I push my dev files from my dev folder to beanstalkapp

beanstalkapp keep a version of all my work help my colleagues to review the code.

beanstalkapp is set up to automatically deploy my dev file to a ftp server.

I use ovh and a public dev folder http://thomasdt.com/myproject_dev

This is a php-sql project so :

  • I maintain a duplicate of the public database
  • If you are browsing the application through :
    • http://thomasdt.com/myproject, the php files are pointing to the live database
    • http://thomasdt.com/myproject_dev, the php files are pointing to the test database

When I would like to push the dev to the live site. I commit my files with the keyword: [deploy: production] and the files are also pushed to the production ftp server.

If I need to alter the sql database structure, I do it in a sql.php file rather than in phpmyadmin. This sql.php file is automatically triggered (like a web hook) by beanstalkapp just before deploying the file to the development and production server.

Things I could improve

  • On windows, I am pushing files to git with Git Bash and this is not optimal. I could find a better IDE with integrated git.

CRM for Dance School and Fitness Club

Hi, In the last year, I have been developing a CRM for some very good friends that own a salsa school and a fitness club in Lyon, France. The software fits perfectly their needs. After some moments of hesitation, I have decided to write a public version so that any interested school can give it a try.

Features

  • Store all your customers data
  • Manage your classes and attendees
  • Send group emails
  • Fully billing system to send your customers their bills
  • Manage cards with point system for non-regular customers
  • Get customers birthday reminders
  • Get bad-payers list in your mailbox every morning
  • Export function
  • Take customer pictures directly from Smartphones and tablets into the CRM
  • A lot more…

How to try it ?

Signup

Pricing

I don’t know yet… So let’s say that this will be free as long as it is in beta version. Anyway, the basic version will not cost more than 200$/year.

How to search in databases spread all over the company

The problem

Knowledge is spread all over the company and hidden inside excel files. During the development of new products it is crucial to have a state of the art of what has been already done to save money.

The context and some contraints

  • Engineering department
  • Each engineer manages its own formatted list of product datas using excel

    Examples of lists
    Examples of lists
  • The headers may have different names (example : list 1 refers to temperature as  “Max Temperature” while list 2 refers as “T”)
  • The values may be in expressed in different units (exemple : list 1 expresses the temperature in °C while list 2 in Kelvin)
  • No extra work for the engineers

My solution

  1. Using a scheduled task, the different excel lists are uploaded from the windows file system onto the company server

    Scheduled Task
    Scheduled Task
  2. Using a server scheduled task (cron), the excel files are converted into sql format
    List 1 in sql format
    List 1 in sql format

    List 2 in sql format
    List 2 in sql format
  3. A conversion sql database helps to uniform the parameters designations and units
  4. The result is quite powerful

    Result from the master search
    Result from the master search

Conclusion

With this method, we authorise the engineers to work with their own excel files and still provide a solution to search among all the different files.

Future improvements

  • Make sure that there is an unique identifier for each excel lines so that any project can make reference to it.
  • Auto update the sql databases structure to match structure changes in the excel files.