Best practises for knowledge management in the industry

In the industry, more precisely the mechanical industry, the knowledge is everywhere, spread among everyone’s mind and hard drive. The challenge is to capitalise and re-use this knowledge to do better products at better prices.

A few basic principles that help managing knowledge :

  • Write guides (how-tos, users manuals,…). As soon as learn something, it is important to write it down. This document will be not only useful for your colleagues but also for you in case you forget how o do it. If you don’t have time to write a nice documentation, you should still open the manual, add the title and put one or two screenshots. This is enough in the action. Then later in the day, take some time to consolidate your texte and share it to colleagues.
  • Share documents you write. When you write a document of any kind (a procedure, a calculation report, …), share it ! Don’t just let it on your hard drive or inside a mail discussion between your customer and you. I my office, we have a list of document we wrote, as soon as a document is added each collegues get a mail notification that some new knowledge has been created. People can subscribe to document category and field of application to avoid spam.
  • Use follow-up or project logs extensively. Follow-up are important information concerning a project event (a project change, a new risk that pop-up,…). Writting a follow-up should be very quick if you want people to adopt this methodology. I saw in one company, people where using excel list to handle follow-up : people needed to open the windows explorer, find the corrsponding project in the tree view, open the excel file, scroll to the last line, fill in various fields and save the document. This is not the right approach. A powerful alternative would be a mini software or add-in that work like this : when I press Ctrl+F+U a windows pop-up, I type the project number, press enter, type some free text and press enter to finish. This should not take more than 15 seconds. More information on follow-up in rationalK
  • Use core-DFMEA and core-PFMEA. As soon as a risk is discover or a process failure occurs you need to store it somewhere. Even if you don’t have the solution to this new problem now. Core FMEA (or generic FMEA) are your basic template from which you derived new product FMEA. As a consequence they are a great place to store knowledge. As some of your curious customers will ask to get a copy of these documents to handle a different public version of these document with less internal knowledge. We have developed a handy tool to manage your FMEAs
  • Develop software and use databases. One of the best way to capture knowledge and to be sure it will be re-used is to give to your company software an access to it. A software can be as simple as an excel form. If you already have a software in place that use a database. Do not add new product information in a lost word document inside the ERP or your company intranet but add it instead directly into the database so that people can simply select it to re-use it. Keep the knowledge source in a static place and add a link from the database to the source in case someone need to extend this knowledge.
  • Use list of tagged documents. This function is part of any modern document managing system (whether you use rationalK or a windows folder).Try to avoid the folder and subfolder structure to store your document. At some point you will be torn appart because you won’t be able to determine if this document should be in this folder or in this other folder. You will start to duplicate documents. If you don’t know where to store your knowledge, imagine how difficult it will be for your colleagues to find something… Instead, create a list of document with title, link to the document and a tag list. Then since the document is linked inside the list, you can store them anywhere in the disk, it does not matter since you will access them using your list.
  • Convert emails. Emails convey a lot of non-formatted knowledge spread inside discussions. Emails are difficult to access for new project members or occasional project participants. If you cannot avoid to use them, do your best to convert them. The most simple way to convert emails into knowledge is to save them (as pdf or msg format) inside your project folder. A more elaborated way is to store each individual informations at their appropriate place : follow-up, fmea entry, risk register, calculation database, general documentation,…

rationalK et les documents associés

Il vous est maintenant possible d’associer un ou plusieurs documents à un document.

Avantages :

  • Grâce à cette fonction vous ne perdez aucune information
  • Pas de duplication de contenu
  • Plus de questionnement sans fin sur le lieu où vous devez enregistrer l’information
  • L’impact de modification d’un document sur les autres documents de votre base de savoir se mesure facilement

Si l’information que vous cherchez ne se trouve pas dans le document renvoyé par le moteur de recherche de rationalK vous avez la possibilité de naviguer dans les documents liés (documents associés).

Un exemple concret : il parait intéressant de lier le document intitulé : Matrice de choix des matériaux aux documents : Liste des matières plastiques et Liste des fournisseurs de matériaux.

Documents liés
Documents liés

Document submission process in rationalK

With rationalK, you can now send a document for approval without leaving the app. No need to go to Outlook, no need to copy-paste links and titles. Simply click a button !

1-Click to submit a document for approval
1-Click to submit a document for approval

The following happens when you click :

  • An email is sent to all members with the approver role
  • You get a copy of this email
  • The history is logged into rationalK so you can keep a track of this action.

The email looks like :

Email sent to the approvers
Email sent to the approvers

RationalK is a knowledge management software and consultant that gives value to the employees’ documentation. RationalK makes document management simple.

rationalK et l’ISO 9001

L’ISO 9001 requiert une maîtrise de la documentation de l’entreprise. RationalK, le logiciel de gestion de la documentation d’entreprise vous permet de remplir ce requis très simplement.

Votre procédure interne définit par exemple que tous les documents contenus dans un dossier spécifique de votre intranet sont exacts et les plus à jour. Il est important de configurer ce dossier en lecture seule pour l’ensemble de vos collaborateurs et en lecture écriture pour les pilotes de processus (c’est à dire ceux qui ont le rôle d’approbateur de la documentation).

Exemple du département des ressources humaines

Le dossier J:/rh/documentation/ est défini en lecture seule sauf pour la DRH qui en possède un accès en lecture écriture. Les documents rédigés par les collaborateurs des ressources humaines sont stockés sous J:/rh/travail. Lorsqu’un document est finalisé, il est soumis pour approbation à la DRH (pilote du processus de validation des documents rh). Si la DRH approuve ce document, alors il est déplacé dans le dossier J:/rh/documentation/.

Lorsqu’un utilisateur navigue dans la base ou fait une recherche, il voit le badge “Validé” pour les documents approuvés.

Documents validés et non-validés
Documents validés et non-validés

Note : Il est important d’afficher les deux documents car on ne sait pas si l’utilisateur recherche son document de travail pour contribuer à la prochaine version ou s’il cherche l’instruction (le guide) actuellement validée.

RationalK s’enrichit des résultats du web

RationalK permet de rechercher des documents sur l’intranet de l’entreprise. Il arrive qu’un utilisateur ne trouve pas ce qu’il cherche. Les deux raisons principales sont:

  1. les termes de recherche ou mots clés ne sont pas adaptés
  2. Le document n’existe pas

Pour remédier à cela, rationalK dispose d’un système de suivi des recherches qui permet au Knowledge Manager (ou responsable de rationalK dans l’entreprise) de suivre les requêtes qui ne renvoient aucun résultat.

Nous avons ajouté une nouvelle option qui permet de limiter la frustration de l’utilisateur et d’élargir considérablement les résultats de recherche. Il est maintenant possible d’inclure les résultats du web.

rationalK utilise google custom search engine pour renvoyer des résultats depuis une liste de site prédéfinie par l’entreprise. Par exemple, vous pouvez décider de ne renvoyer que les résultats provenant des sites : iso.org, afnor.org, techniques-ingenieur.fr.

Ainsi par exemple, si l’utilisateur cherche une norme (ISO 16232 dans l’exemple ci dessous), il trouvera les rapport internes qui en font mention mais aussi le lien direct vers le site officiel iso.org pour télécharger le document.

L’avantage principal de cette option réside dans le fait que rationalK fonctionne comme point d’entrée unique. Il n’est pas nécessaire d’effectuer une seconde recherche sur le web.

Résultats du web
Résultats du web

rationalK simplifie la confidentialité et l’unicité des documents

Comment filtrer les informations confidentielles sans dupliquer les sources ni la documentation ?

Problèmes :

  • Lors de l’ajout d’information : répétition de travail de saisie : perte de temps et source d’ erreur.
  • Lors de la consultation d’information : risque de ne pas avoir la version à jour.
  • Exemple : Une liste de produits gérée par le département engineering de la société.

Solution rationalK :

Une nouvelle fonction a été développée dans rationalK pour faciliter le partage d’information d’un département vers les autres départements de la société ou vers l’extérieur de la société (clients et fournisseurs). L’objectif est de ne maintenir qu’une unique source de donnée pour éviter les erreurs de saisie, les erreurs de version et surtout accélérer le travail de saisie souvent rébarbatif. Le département propriétaire des données saisie les informations dans son fichier Excel déjà existant. Il n’y a aucune habitude à changer pour les ingénieurs. La deuxième étape consiste à écrire un petit fichier de réglage dans lequel sont définit : les colonnes et les lignes à afficher.

Et voilà ! RationalK crée automatiquement un url pour accéder directement à cette base de donnée restreinte et sur-mesure. Le contenu de cet page url peut-être protégée par un mot de passe ou laissée public ce web en fonction des besoins. Il est possible de créer plusieurs url en fonction des destinataires.

A chaque modification, le contenu des pages externes sont mis à jours automatiquement et de manière transparente.

Le contenu de votre fichier excel devient “cherchable”. C’est à dire que les utilisateur peuvent chercher un mot contenu à l’intérieur du fichier excel et rationalK vous renverra le lien vers le fichier.

Exemple :

1) Fichier de base

Le fichier Excel de base
Le fichier Excel de base

2) Url : http://masociete.com/intranet/SalesDpt

Certains détails techniques sont masqués. Le choix des colonnes à afficher se règle dans rationalK.

Version département des ventes
Version département des ventes

3) Url : http://masociete.com/external

Seuls certains produits choisis sont affichés et les informations confidentielles (colonnes) sont masquées. Les lignes à afficher sont filtrées par le mot clé Website dans la colonne filtre.

Vision Web Public du fichier de base
Vision Web Public du fichier de base

Avantages

  • Pas de saisie en double
  • Aucune connaissance en base de donnée nécessaire (l’utilisateur doit juste savoir utiliser excel)
  • Mise en forme multiples et sur-mesure pour les utilisateur externes au département engineering
  • Mise a jour immédiate
  • Aucun changement d’habitude

Logiciel

RationalK est un logiciel de gestion de la connaissance permettant de capturer le savoir des employés de la société et de le mettre à disposition de toutes les équipes afin d’améliorer l’efficacité au travail et diminuer les frustrations.

Some interesting links

It’s been a long time since I wrote my last article.  I have been quite busy with the development of rationalK and with reading a lot of articles on the internet. Here a selection of them.

Productivity and management

Other stuff

I will continuously update the list.
Have a nice reading.

rationalK and quality document management system

I had a very interesting discussion with the Quality department this week.
I was presenting them rationalK, the knowledge management tool.
They did not accept the idea very well… They asked me : Why do you want another tool to manage the document, we already have the quality document management system ?
I think they misunderstand the difference between a knowledge management tool and their quality system to manage the company’s documentation.

Here was my answer :

The two tools are fully compatible and have totally different purposes.

Quality Document Management System

  • Ensure consistency in the company processes and the corresponding documentation
  • Associate a document to a process step
  • Guaranty an access to the most up-to-date documentation
  • Prevent sensible information from behind freely accessed within the departments
  • Most of the documentation inside the quality department are procedures or instructions
  • Make sure that documentation follows the company’s guidelines in terms of content and form

RationalK

  • Help the worker to do their everyday work
  • Allow to freely work on official documentation without disturbing the quality processes. Documents are considered as draft in rationalK as long as they are not approved by the quality department
  • rationalK allows to browse within internet-downloaded documentation, within emails, notes, international norms, patents, project documentation, best-practises and even people’s competencies. This is definitely not possible (and wished) in a quality document management system
  • Document in rationalK are living document. They are constantly updated with new knowledge. Their accuracy depends only on the authors competencies
  • RationalK has its own access rights policy to easily spread knowledge within the company departments
  • In rationalK we have functionally that can link a document with the related official document from the quality department document management system

How they could work together

Let’s say a team of five engineers is using rationalK to manage their knowledge.
Every time that one the guy is doing something related to a project, he naturally stores the document in the project folder. Fine. If he thinks that this knowledge or solution could help the colleagues solving their own difficulties (what is often the case), he add an entry in rationalK. He can type in some tags, a brief description of the solution and of course the link to the file in the project documentation. At this stage we have exclusively used rationalK and no quality document management system ! A co-worker will never upload all the project document to the quality document management system. Thanks god !
Now if the problem-solving method appears to be more and more used within the team, the team manager may find useful to add it as a standard for solving a typical problem. Fine.
Now and only now, we can write a process documentation to be sent to the quality department. They review and approve it and then store it in the quality document management system. This may takes weeks ! In between the solution has improved. rationalK still have the most up-to-date best practises while the quality department system has a general document describing the methodology but the the details.

Last words

As a conclusion, I would say that rationalK is a tool to help people do their work according to the quality procedures stored in the quality management system. Quality documentation is the one that define processes on how to work. I really do not believe that any coworker could conduct a project by using exclusively the content of the quality document management system… But combining the two tools is the most powerful way to achieve efficiently the best results.

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