Forums de discussion Rationalk

Rationalk améliore la gestion du savoir en entreprise. La communication entre collègues fait partie des éléments de connaissance à ne pas gaspiller ni perdre. C’est pourquoi nous avons intégré un outil de communication qui remplace, dans ne nombreux cas, les emails (lire l’article) ou le chat Skype.

En résumé, le module Rationalk discussion permet :

  • De créer des sujets de discussion (topics)
  • De chatter (en direct) avec vos collègues
  • D’être notifié sur votre tableau de bord à chaque nouveau message
  • De rechercher dans les discussions et messages
Discussions sous Rationalk
Discussions sous Rationalk

Les fonctions en développement :

  • L’upload de fichier dans les discussions (les fichiers intégreront directement la GED)
  • L’ajout de mot clés dans les messages et discussions pour enrichir le contexte et retrouver l’information plus facilement

Pour toute information : Thomas au +41768173346

Tâches à visibilité restreinte

RationalK permet de suivre, planifier et capitaliser toutes les tâches de chacun dans l’entreprise. Nous comprenons que parfois certaines équipes de management ne sont pas prêtes à rendre toutes leurs tâches publiques et visibles à tous les collaborateurs de l’entreprise. Et c’est malheureusement à ce moment précis que fleurissent des dizaines de petits fichiers excel ingérables… Chez RationalK, nous n’aimons pas beaucoup les listes de tâches sous excel… Nous avons pensé à eux :

RationalK permet facilement de restreindre la visibilité d’un projet ou d’une tâche à un groupe de personnes.

Cela vous donne la possibilité de garder dans un outil unique toutes vos tâches privées ou publiques.

Optimisation des mots-clés dans RationalK

RationalK vous simplifie encore davantage la gestion des mots-clés (tags) pour vos documents avec le marquage en masse. Les fonctions:

  • Affecter un mot-clé à plusieurs documents en même temps
  • Supprimer un mot-clé de plusieurs documents en même temps
  • Remplacer un mot-clé par un autre sur tous vos documents
  • Afficher les documents n’utilisants pas les mots-clés prédéfinis par le gestionnaire de la base.
  • Faire l’extraction excel de tous vos mots-clés pour du traitement statistique
  • Identifier les documents partageant peu ou aucun mots-clés avec les autres : les documents solitaires ou oubliés.

Les mots-clés sont les rouages de plusieurs mécanismes pour RationalK :

  • Recherche par mots-clés
  • Structuration du marquage en obligeant les utilisateurs à utiliser des mots-clés prédéfinis ou standardisés (Tagging Best Practise)
  • Affichage en arborescence dynamique suivant la structure de mots-clés
  • Gestion des droits d’accès d’un document suivant les mots-clés
  • Les tags forment des liens entre documents pour donner du contexte et de l’information supplémentaire.

RationalK est un logiciel de gestion documentaire et de gestion de projet permettant de couvrir les aspects logiciels du vaste champ de la gestion de la connaissance en entreprise (Knowledge Management for Business).

Nouveautés gestion de projet rationalK

De nombreuses nouveautés sont disponibles dans le module gestion de projet de rationalK dont voici un résumé des principales fonctions :

  • Liste des projets et des tâches avec filtrage avancé
  • Planification de projet avec visualisation Gantt
  • Priorisation des tâches
  • Rappel par email des tâches à faire
  • Outil de saisie de procès-verbaux de séance (on évite de stocker de l’information dans word)
  • Forum de discussion autour du projet (on évite de stocker de l’information dans les emails)
  • Lien inter projets possible grâce aux retours d’expérience, à la réutilisation de documentation et à une catégorisation des projets efficaces
  • Résumé du projet en pdf
  • Modèles de projet réutilisables
  • Traçabilités des changements dans le projet
  • Fonctions sur-mesure développables

3 Interfaces différentes pour une expérience d’utilisation maximale :

  • pour le chef d’équipe (vue portfolio de tous les projets et de leur état d’avancement avec statistiques et indicateurs de performance KPI)
  • pour le chef de projet (vue projet avec les tâches distribuées aux collègues)
  • pour le membre de l’équipe projet (vue écran tactile géant pour visualiser le travail à faire et enregistrer les tâches finies et le temps passé sur chaque activité)
Interface touchscreen de gestion de projet
Interface touchscreen de gestion de projet

Tous les détails : https://rationalk.ch/pm

RationalK est une solution logicielle de gestion du savoir basée sur la structuration des documents de la PME. Nous développons des produits sur mesure dans les domaines de la gestion documentaire et de la gestion de projet. Les logiciels sont hébergés dans le cloud en suisse ou sur vos serveurs.
Pour organiser une démonstration dans vos locaux ou par visioconférence, contactez-nous au 0768173346

La veille technologique comme source de savoir avec rationalK

Un nouveau cas d’utilisation de rationalK : la veille technologique. Les entreprises désirant pérenniser et maximiser les retombées de cette activité trouveront leur compte avec rationalK. Tous les détails : https://rationalk.ch/veille-techno

RationalK est un outil de gestion du savoir à la croisée entre la GED et le logiciel de gestion de projet. Le savoir des employés est au centre du système.

[rationalK] Rappels et notifications

Nous avons mis en place un moteur performant et robuste de rappels et notifications dans rationalK. Le fonctionnement est le suivant :

  • Chacun de vos documents peut contenir des champs dates par exemple :
    • Un contrat dispose d’une date de fin
    • Une tâche dispose d’une date limite
    • Un document applicable dispose d’une date d’entrée en vigueur
  • Vous pouvez configurer pour chacun des ces champs des rappels
    • Vous choisissez x jours ou x heures avant ou après la date
    • Vous choisissez qui est notifié : un groupe de personne ou un utilisateur unique
    • Vous choisissez le type de notification : email ou sms

L’utilité des rappels dans le travail quotidien n’est plus à re-démontrer mais son utilisation dans un logiciel de gestion documentaire est une petite révolution.

Les dernières mises à jour de rationalK

Ces dernières semaines ont été fructueuses en termes de nouveaux développement de l’application rationalK. Voici les principales nouveautés:

  • Un  tout nouveau dashboard qui vous montre en un clin d’oeil tous les documents les plus utiles.
  • La possibilité de rédiger de long documents et de les visualiser dans un format similaire à wikipedia.
  • Affectation des tâches hyper facilitée sans quitter votre redaction de PV de séance ou votre bloc note. Par exemple :

    Redaction de tâches facilitée
  • Modélisation et visualisation des processus de travail. L’avantage de le faire dans rationalK est la possibilité de lier à chaque activité du processus, l’instruction de travail qui y correspond. C’est la vue “méthode” de la gestion du savoir.
  • La création de dossier dynamiques : des dossiers personnels ou publique qui contiennent un ensemble de documents sur un même thématique.
  • La visualisation des pdfs directement dans l’interface sans avoir à les télécharger
  • Une vue arborescente des documents avec les mots-clés et les auteurs
Vue arborescente
  • Un meilleur log de tout ce qui se passe sur la plateforme
  • Simplification du système d’upload de données depuis excel
  • Une meilleure file d’attente pour les emails qui partent de rationalK (notifications, etc) afin d’éviter les embouteillages et d’envoyer les emails prioritaire en premier.
  • Un nouveau système de commentaires avec mentions “@Thomas” pour attirer l’attention d’un collègue sur un sujet

Et quelques essais encore en beta :

  • Le chatbot rationalK qui répond à vos questions sur la base de vos données!
  • Le mail-to-doc : vous pourrez envoyer un mail à votre installation rationalk par exemple masociete@rationalk.com et le contenu du mail sera compris par le logiciel et directement converti en document rationalK (les pièces jointes aussi). Plutôt pratique pour ceux qui utilisent rationalK comme une GED (gestion électronique de document)