Une autre utilité du Backlog des tâches

Le backlog des tâches peut être aussi compris comme la file d’attente des tâches.

Lorsque que vous penser à quelque chose qu’il serait bon de faire mais vous ne savez pas encore qui doit le faire, pour quand et comment il vous faut tout de même le noter.

Vous pouvez utiliser le backlog du logiciel Rationalk pour cela.

  • Créer une tâche, noter votre idée ou votre demande.
  • Cliquer sur “Envoyer au Backlog” pour que la tâche parte en fil d’attente
La colonne de gauche sont les tâches du backlog. Vous ne travaillez que sur les tâches de la colonne TODO et En Cours.

Il y a deux avantages à cela :

  • Les backlogs de chacun sont mutualisés et donc il est possible de prioriser dans la file d’attente des tâches globale à l’entreprise (et non plus chacun qui pose ses priorité dans son coin)
  • Sur votre app Rationalk, vous n’êtes pas pollué (et/ou stressé) par une liste infinie de tâche à faire sans deadline ni priorité. Vos tâches listées sont celles à faire dans la semaine et c’est tout !
Votre tableau de bord des tâches à faire n’est pas pollué par la file d’attente ni par les choses à faire pour plus tard. Vous restez concentré sur ce qui compte maintenant.

Rationalk embarque certains concepts de la gestion de projets Agile Scrum : https://www.scrum.org . Nous aimons les appliquer aux métiers non IT et apporter ainsi à nos clients une nouvelle dynamique dans la collaboration projet.

Pour toutes vos questions : Thomas au +41768173346 / https://rationalk.ch

Somme du temps de travail par grande phase

Le logiciel de gestion de projet Rationalk permet très facilement d’additionner les temps de travail par phase du projet.

Exemple de planning Gantt :

Grande phase : “Préparation” et trois sous tâches.
  • Un employé a enregistré 2 heures dans la tâche : “Annonce éléctricien”
  • Un autre employé a enregistré 60 minutes dans la phase : “Préparation”

Comme “Préparation” est une grande phase et regroupe plusieurs tâches, si on clique sur “Préparation” on peut directement voir la somme de tous les temps passés dans les tâches de préparation.

Somme incluant les sous tâches = 2 heures + 60 minutes = 3 heures

Lorsque l’on clique sur une tâche, onglet temps de travail, on voit directement la somme des temps de travail des sous-tâches

Plus besoin de faire des exports excel et de recombiner avec des formules…

Nous sommes à votre disposition pour vous faire une démonstration de l’outil Rationalk.

Nouveaux réglages de sécurité

Le logiciel Rationalk est un logiciel de gestion de projet qui remplit les exigences des entreprises désireuses d’une sécurité maximale.

Pour cela nous avons ajouté deux réglages :

  • Il est possible de régler le nombre de jours après lequel l’utilisateur doit saisir à nouveau son mot de passe (délai d’expiration du cookie de connexion)
  • Il est possible de restreindre la création de nouveaux utilisateurs par domaine d’adresse email
  • (example : ma-societe.ch, masociete.com)
Réglages de sécurité pour les utilisateurs

Pour en savoir plus sur les fonctions de sécurité et de confidentialité de Rationalk : https://rationalk.ch/security-confidentiality

Gestion des tickets avec Rationalk

Le logiciel Rationalk est parfaitement adapté pour une gestion agile de tous types de tickets : demande de maintenance, suivi d’incident, SAV, demande d’offre, …

On commence par créer un modèle de projet avec des tâches prédéfinies. Un ticket = Un projet. Cela n’est a faire qu’une fois. Exemple de tâches génériques :

  • Assigner un collaborateur
  • Planifier l’intervention
  • Execution du travail
  • Facturation

Un client appelle, le service client ouvre un ticket.

Une règle prédéfinie va affecter le ticket en automatique ou une personne s’occupe du dispatching.

Les tickets arrivent tous dans un tableau de bord (Kanban)

Les nouveaux tickets arrivent dans la colonne de gauche. On les déplace à la souris ou au doigt sur tablette à mesure de leur avancement.

Il est aussi possible de visualiser l’ensemble des tickets dans une vue planning (Timeline)

La vue planning des tickets ouverts.

La personne affectée à la résolution du ticket peut travailler comme dans un projet normal :

  • voir les informations détaillées du ticket (client, site, produit, matériel impliqué, …)
  • Collaborer avec d’autres collègues
  • Uploader des documents
  • Finaliser les tâches du ticket
  • Rédiger des comptes rendus
  • Faire le suivi des heures
  • Enclencher une facturation
Le gantt du ticket pour la planification, la gestion des fichiers et le suivi des heures.

Pour aller plus loin, il est possible de laisser la possibilité à vos client d’ouvrir un ticket ou une demande directement depuis votre site internet.

Il est également possible de régler des alertes si un tickets est resté en suspens trop longtemps par exemple.

La grande flexibilité de Rationalk permet de gérer tout type de demande dans le même outil et de synchroniser le travail entre les clients, les collaborateurs et les autres logiciels.

Gestion des notes de frais

Nous proposons un logiciel de gestion de notes de frais : simple, efficace, mobile et à un prix bas.

Contactez-nous pour un devis : thomas.doki-thonon@rationalk.ch / +41 76 817 33 46

Principales fonctions pour le collaborateur

  • Formulaire de saisie sur mobile pour prendre en photo le ticket de caisse
  • Accès rapide pour des notes de frais de déplacement et de repas (montant et taux prédéfinis)
  • Calcul automatique de la TVA en fonction des taux ou saisie manuelle
  • Plusieurs tickets de caisse sur une même saisie possible
  • Vue des rapports mensuels en attente de validation (total des dépenses)
  • 1 clic pour demander une validation au manager
  • Gestion des taux de change (note de frais multi-monnaies et chargement du taux de change en automatique)

Principales fonctions pour l’administration

  • Reception d’un email lorsqu’une série de dépenses est à valider
  • PDF avec 1 ticket de caisse par page : facile à imprimer, facile à vérifier
  • Validation d’un ensemble de dépenses en 1 clic
  • Gestion des centres de coût
  • Gestion de différents taux de TVA
  • Gestions des types de dépenses (comptes de dépense)
  • Rapport mensuels de la TVA pour toute la société (avec détail par taux et types de compte)
  • Exports PDF et XLS

Autres fonctions

  • Connexion avec le logiciel de gestion de projet Rationalk
  • Connexion avec tous les ERP
  • Hebergement cloud en Suisse sécurisé ou hébergement sur vos serveurs
  • Possibilité de développer des fonctions sur-mesure
  • En 4 langues : Français, Anglais, Allemand et Italien


Gestion des commandes client avec Rationalk

Rationalk est un logiciel de gestion de projet simple et flexible pouvant totalement convenir pour la gestion des commandes clients.

Fonctionnement :

  • Le service client ou le vendeur reçoit une commande par email
  • Le service client démarre une checklist (enchaînement de tâche, aussi appelé workflow)
  • Etape 1 de la checklist : comparaison commande client et offre. Dans cette étape, le service client upload la commande reçue du client et dit si oui ou non la commande est similaire à l’offre
  • Etape 2 : le département des méthodes vérifie la faisabilité (si pas déjà fait lors de l’établissement de l’offre) et les délais de fabrication
  • Etape 3 : le département des achats vérifie les délais approvisionnements
  • Les étapes 2 et 3 peuvent être faites en parallèle ou en série
  • Etape 4 : le service client dispose de toutes les informations pour confirmer au client
La vue du planning (en vert ce qui est terminé)
La vue d’une activité

Pour toute demande de démo : 076 817 33 46.

Forcer la rotation des mots de passe tous les X jours

Rationalk est un outil de gestion de projet développé en Suisse. Nos clients sont très exigeants en termes de sécurité. C’est pour cela que nous avons implémenté une fonction pour forcer la rotation des mots de passes.

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Source : wikimedia

Comment ça marche ?

  • L’administrateur du logiciel choisit la période de validité des mots de passe (30 jours, 60 jours, ,…, infinie)
  • En tant qu’utilisateur, si vous n’avez pas changé votre de passe depuis X jours. Le système vous bloque l’accès et vous demande de choisir un nouveau mot de passe.
  • Vous ne pouvez pas mettre à jour votre mot de passe si vous n’avez pas accès à votre boite email professionnelle (c’est une sécurité supplémentaire)
  • Le nouveau mot de passe doit respecter des règles de sécurité maximales (majuscules, minuscules, …) et surtout ne peut pas être similaires à votre ancien mot de passe.

Pour en savoir sur ce que nous mettons en place pour vous offrir un logiciel de gestion de projet sécurisé et respectant la confidentialité de vos données : https://rationalk.ch/security-confidentiality

Checklist projet dans Rationalk

Rationalk est un outil de gestion de projet destiné autant aux experts de la gestion de projets qu’aux novices. Nous avons mis en place une checklist projet didactique pour ne rien oublier.

Définition d’un projet (au sens de Rationalk) : un ensemble de tâches dans le but de réaliser un objectif dans un temps donné et avec des ressources données.

La checklist projet dans le logiciel Rationalk :

  1. Créer un projet et lui donner un nom
  2. Définir qui sera le chef de projet : il organisera, contrôlera et animera le projet
  3. Créer les tâches du projet :
    • Quoi : ce qu’il faut faire (devrait contenir des explications, le contexte et/ou une liste de fichiers)
    • Qui : quel membre de l’équipe sera en charge de la tâche
    • Quand : pour quelle date la tâche devra être terminée. La deadline.
  4. Mettre en place l’équipe projet : sélectionner les ressources humaines nécessaires à la réalisation des tâches du projet
  5. Optionnel. Lister les ressources matérielles utiles à la réalisation des tâches
  6. Optionnel. Planifier le temps nécessaire à chaque activité. Par exemple : 3 heures de travail prévu à faire entre lundi et mardi de la semaine prochaine. Le module Gantt de Rationalk peut aider dans ce cas.
  7. Optionnel. Budgeter les dépenses et les recettes. Par exemple : les salaires seront à payer le 24 des 3 prochains mois et le client nous paiera un acompte la semaine prochaine et le solde dans 90 jours.

Le logiciel Rationalk va vous permettre d’avoir une structure uniforme pour tous vos projets ce qui permet aux collègues de s’y retrouver facilement. Cela permet au logiciel de faire des analyses multi-projets : vérifier que les ressources partagées seront disponibles, vérifier que les budgets totaux sont en accord avec les finances, etc.

Nous sommes à votre disposition pour discuter de vos projets au +41768173346.

Suivi des échantillons microscope dans un projet

Le logiciel de gestion de projet Rationalk embarque une base de donnée que vous pouvez adapter aux projets.

Voici l’exemple d’un projet d’analyse de matériaux au microscope. Au lieu d’ouvrir une feuille excel avec la liste des échantillons analysé et de la stocker dans le projet, Rationalk vous permet d’avoir votre tableau d’échantillons directement dans le logiciel.

Dans la documentation du projet, on retrouve à la fois les fichiers et la base de donnée des échantillons

En fonction de vos projets, il est possible de définir plusieurs bases de données. Par exemple :

  • Les plans et dessins techniques
  • Une liste de matériel de chantier
  • Une liste de composant utilisé dans le projet
  • Une liste de personnes

Avantages :

  • Pas de gestion de listing de données séparés (plus besoin d’excel)
  • Possibilité d’ajouter autant de méta-données que nécéssaire (permet de rechercher plus facilement)
  • Possibilité de lier des fichiers derrière chaque échantillon (les photos, les rapports, … dans les formats doc, ppt, pdf, …)
  • La base de donnée globale de tous les échantillons de tous les projets est facilement accessible (pour faire des analyses croisées entre les projets ou un suivi global sur tous les projets)
  • Possibilité de rapatrier les données depuis d’autres bases existantes (excel, sql, access, ERP, …)
  • Visualiser les données en mode colonne Kanban (voir image ci dessous)
Kanban des échantillons (En colonne le status de l’échantillon)

Si vous voulez que nous réfléchissions ensemble à la structure idéale de vos projets et de votre organisation en mode projet, contactez nous au +41768173346 ou thomas.doki-thonon@rationalk.ch

Budgeter les heures projets

De nombreux projets (si ce n’est pas tous) nécessitent de prévoir les heures que l’on va y passer. Rationalk vous permet simplement de dire :

  • Nous aurons besoin du collaborateur Thomas pendant 30 heures
  • Nous aurons besoin de l’équipe de Design du département System & Techno pendant 20 heures

Il vous faut donc saisir deux lignes de budget d’heures.

Puis au fil du travail les collaborateurs saisissent leurs heures. Vous pouvez voir en tout temps les heures réellement passées par rapport aux budgétées.

Heures de travail budgetées

Si vous appliquez cette pratique à l’ensemble de vos projets, vous bénéficierez également d’un information globale d’heures au budget sur l’entreprise. Cela vous permet de vérifier la charge des ressources. Il ne faut pas budgeter plus d’heures sur un collaborateur que ce dernier est capable de faire. Si vous connaissez précisément la charge de vos collaborateurs, vous savez si vous pouvez oui ou non prendre de nouveaux projets dans le service.

3 taux horaires peuvent être renseignés : le taux horaire du collaborateur, de la tâche, du projet. Cela donne un flexibilité dans le calcul des coûts. Vous passez simplement d’un budget en heures en un budget en CHF/EUR/USD.

Notez qu’il est possible de budgeter des heures pour des machines, du matériel, des consultants externes. Pour tout en fait et pas seulement pour des utilisateurs Rationalk.

A propos de la saisie des heures : Rationalk permet de saisir les heures en 2 clics dans le logiciel. Si vous disposez déjà d’un outil de gestion du temps de travail, Rationalk va aspirer les infos pour les remettre dans le budget projet (pas de double saisie évidemment).

Pour plus d’information sur Rationalk : +41768173346 / thomas.doki-thonon@rationalk.ch