[rationalK] Rappels et notifications

Nous avons mis en place un moteur performant et robuste de rappels et notifications dans rationalK. Le fonctionnement est le suivant :

  • Chacun de vos documents peut contenir des champs dates par exemple :
    • Un contrat dispose d’une date de fin
    • Une tâche dispose d’une date limite
    • Un document applicable dispose d’une date d’entrée en vigueur
  • Vous pouvez configurer pour chacun des ces champs des rappels
    • Vous choisissez x jours ou x heures avant ou après la date
    • Vous choisissez qui est notifié : un groupe de personne ou un utilisateur unique
    • Vous choisissez le type de notification : email ou sms

L’utilité des rappels dans le travail quotidien n’est plus à re-démontrer mais son utilisation dans un logiciel de gestion documentaire est une petite révolution.

Les dernières mises à jour de rationalK

Ces dernières semaines ont été fructueuses en termes de nouveaux développement de l’application rationalK. Voici les principales nouveautés:

  • Un  tout nouveau dashboard qui vous montre en un clin d’oeil tous les documents les plus utiles.
  • La possibilité de rédiger de long documents et de les visualiser dans un format similaire à wikipedia.
  • Affectation des tâches hyper facilitée sans quitter votre redaction de PV de séance ou votre bloc note. Par exemple :

    Redaction de tâches facilitée
  • Modélisation et visualisation des processus de travail. L’avantage de le faire dans rationalK est la possibilité de lier à chaque activité du processus, l’instruction de travail qui y correspond. C’est la vue “méthode” de la gestion du savoir.
  • La création de dossier dynamiques : des dossiers personnels ou publique qui contiennent un ensemble de documents sur un même thématique.
  • La visualisation des pdfs directement dans l’interface sans avoir à les télécharger
  • Une vue arborescente des documents avec les mots-clés et les auteurs
Vue arborescente
  • Un meilleur log de tout ce qui se passe sur la plateforme
  • Simplification du système d’upload de données depuis excel
  • Une meilleure file d’attente pour les emails qui partent de rationalK (notifications, etc) afin d’éviter les embouteillages et d’envoyer les emails prioritaire en premier.
  • Un nouveau système de commentaires avec mentions “@Thomas” pour attirer l’attention d’un collègue sur un sujet

Et quelques essais encore en beta :

  • Le chatbot rationalK qui répond à vos questions sur la base de vos données!
  • Le mail-to-doc : vous pourrez envoyer un mail à votre installation rationalk par exemple masociete@rationalk.com et le contenu du mail sera compris par le logiciel et directement converti en document rationalK (les pièces jointes aussi). Plutôt pratique pour ceux qui utilisent rationalK comme une GED (gestion électronique de document)

rationalK permet de mieux gérer vos emails

Le constat

Nous faisons souvent le constat d’une mauvaise utilisation des emails. Voici une liste des problèmes que nous rencontrons dans l’emploi des emails comme unique support de l’information :

  1. Les emails sont, pour la plupart des cas, privés. Il est difficile de partager leur contenu. Un étranger au cercle de la discussion (c’est à dire une personne qui n’était pas dans les destinataires du message d’origine), rencontre beaucoup de difficultés pour appréhender le sujet ou s’intégrer dans l’échange.
  2. Nous cherchons des informations dans nos emails que lorsque nous nous rappelons de l’existence de l’information. Autrement dit, si nous cherchons quelque chose dans des emails c’est parce que nous avons un vague souvenir que nous avons “vu passer” quelque chose sur le sujet.
  3. Les emails sont chronologiques. Pour comprendre l’intégralité du sujet, il faut relire la conversation depuis son début. Si un échange clé de la conversation n’as pas eut lieu dans un email mais plutôt lors d’un short-talk de couloir alors le fil de la conversation est perdu.
  4. Dans une conversation par email, une très grande partie des mots sont inutiles à l’information (politesses, para-phrases, …)
  5. Dans le concept d’envoyeur-receveur, l’email n’est pas forcément perçu comme important par le receveur au moment précis auquel il est reçu. Le receveur devra se souvenir de ce message plus tard lorsqu’il en aura besoin.

Une solution

Comment contourner ces obstacles et améliorer notre gestion du savoir et des projets grace à rationalK ?

  1. RationalK contient votre collection de projets et votre collection de fiches de connaissance spécifiques à certaines thématiques inter-projets (ou trans-projets).
  2. Lors d’un événement projet, en lieu et place d’envoyer un email, vous créez un “log” (élément de journal) projet. Ce message est relié au(x) projet(s). Il est est parfois très pratique de pouvoir communiquer sur plusieurs projets à la fois.
  3. Les membres du projets sont notifiés par email qu’un message a été ajouté au projet (oui, les emails sont très utiles pour notifier).
  4. Les membres du projet répondent au message directement dans rationalK.
  5. Lorsqu’une décision est prise, le message est marqué : “Décision”. Cela permettra de filtrer par projet, toutes les décisions et d’avoir ainsi un aperçu efficace de la vie du projet. Vous êtes libre dans le nombre et le type de mot clés utilisés.
  6. Lorsqu’une discussion devient trop longue (donc trop difficile à suivre), il est possible de fusionner tous les messages dans un résumé digeste. Tagguez ce message résumé avec le terme : “Pour validation” et l’équipe le relira.
  7. Lorsque les échanges passent du status de simple communication au statut de connaissance (grace à une argumentation soutenue d’exemples), il est possible de transformer ces messages dans une fiche de connaissance (ou fiche de savoir, ou encore fiche métier). Ainsi vous tirer le meilleur des échanges projets pour en faire bénéficier les autres collaborateurs de l’entreprises et les autres projets.
  8. A l’arrivée d’un nouveau collaborateur sur un projet ou dans l’entreprise, il trouve efficacement des informations structurées et contextualisées.

Conclusion

En conclusion, il est sage de reserver les emails pour :

  • la communication externe (avec nos clients et fournisseurs),
  • pour la notification d’évènements projet (l’événement est notifié mais le contenu de l’événement n’est pas l’email lui-même!) et
  • pour les échanges officiels avec son supérieur et les ressources humaines.

Pour tout le reste, il y a le module de discussion de rationalK.

Nouveautés rationalK – Fin 2016

Bonjour à tous,

Le dernier trimestre de l’année 2016 a été riche en développement informatique pour rationalK. Voici une liste non exhaustive de ce que nous avons ajouté à l’outil :

  • [Expérience utilisateur] Amélioration de l’interface pour les smartphones et tablettes. Nos clients utilisent rationalK sur le terrain et n’ont pas forcément accès à un ordinateur (techniciens de maintenance ou régleur de machine par exemple); C’est pourquoi nous avons investi beaucoup d’efforts pour rendre l’accès à l’information facile et rapide.
  • [Sécurité] Perfectionnement de la gestion des rôles et des droits d’accès. Il est possible de contrôler les accès à l’information de manière très fine. L’idée n’est pas seulement de limiter les accès aux documents confidentiels mais également de ne pas polluer les utilisateurs du moteur de recherche avec des documents sans intérêt. L’expérience est aussi améliorée.
  • [Import] Il est possible d’importer toutes vos données depuis vos fichiers excel. Les catégories de document se générent automatiquement et les données sont auditées lors de l’import. Vous pouvez également importer un fichier d’utilisateur pour créer facilement tous les membres pour votre entreprise.
  • [Expérience utilisateur] Vue kanban de vos données complètement personnalisable (colonnes et cartes). Idéal pour la gestion des tickets clients ou le suivi de validation des documents de l’entreprise.

    Vue kanban
    Vue kanban
  • [Expérience utilisateur] Connexion de rationalK avec les scanner de codes barres vendus dans le commerce.

    Scanner de codes barres
    Scanner de codes barres
  • [Modules] Gestions des stocks. Inventaire, transferts inter-stocks avec numéro de suivi postal, seuils d’alertes, rapport hebdomadaire des mouvements de stock.
  • [Modules] Gestions des rapports d’intervention. Signature numérique directement sur tablette. Consommation de stock si des pièces de rechange ont été utilisées. Planification des maintenances.
  • [Modules] Application smartphone de suivi GPS de la flotte de véhicule de la société.
  • [Modules] Modules de gestion des instructions de travail (stockage et distribution).
  • [Modules] Portail client. Interagissez avec vos clients sur un espace dédié et sécurisé. L’objectif étant d’améliorer l’échange d’informations avec vos clients et de lui faire également gagner du temps (comme c’est déjà le cas pour vous).
  • [Expérience utilisateur] Notifications aux utilisateurs concernés de chaque modification de document.
  • [Expérience utilisateur] Rappels configurables. Exemple : 15 jours avant l’échéance d’un contrat ou 30 jours après la date d’une facture. Cela vous permet de suivre le status de vos documents et de relancer vos clients et fournisseurs le cas échéant.
  • [Sécurité] Sur demande, votre application peut être déployée sur un cloud 100% Suisse.
  • [Sécurité] Nous mettons en place un duplicata de votre base de donnée qui vous sert pour faire vos essais et comme support de formation.

Notre roadmap pour le début d’année 2017 :

  • [Expérience utilisateur] Export amélioré de vos données pour vous permettre d’interagir avec vos autres outils tels que Qlik, SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, Excel, …
  • [Module] L’ajout de nouvelles fonctions à l’application smartphone Kapture. Grâce à Kapture, il devient très simple pour chacun de contribuer à la création du savoir de la société par la capture d’information.

Je vous souhaite de belles fêtes de fin d’année et me tiens à votre disposition pour discuter de vos besoins logiciels.
Amicalement.
Thomas Doki-Thonon

Lessons learned

Leçons apprises et retour d’expérience.

Exemple d’une PME industrielle

Chaque jour de nombreux problèmes techniques sont résolus par les employés d’une société.

Exemple :

  • La mise au point d’une nouvelle technique pour mesurer une pièce
  • La découverte d’une méthode de calcul pour chiffrer un nouveau produit

Dans l’urgence des projets et des deadlines clients, la capitalisation des leçons apprises est laissée pour compte. Seul le ou les personnes ayant pris part à la résolution du problème ont une chance de gagner en expérience. Même pour ces dernières, la probabilité d’oublier ce problème résolu est bien plus grande que celle de le convertir en savoir-faire.

La solution réside dans la valorisation des retours d’expériences.

  1. Chaque information nouvelle doit être capitalisée très rapidement pour ne pas être oubliée.
  2. Le contexte du retour d’expérience est indispensable : types de produits concernés, types d’applications, personnel présent, numéro de projet, types de machines, mots clés, …
  3. L’objectif ultime est l’ajout de la solution aux standards de l’entreprise. Si cela est difficile (souvent à cause de la lourdeur du système de gestion documentaire), il faut pouvoir prendre des notes pour plus tard. Les systèmes de gestion du savoir tels que rationalK et l’application Kapture vous le permettent. Il est ensuite aisé d’agréger toutes les leçons apprises non capitalisées lors de la phase de clôture d’un projet ou lors de séance dédiées aux retours d’expérience.
  4. La valorisation passe par le partage. Identifier les gens pouvant bénéficier de ce que vous avez appris et diffuser vos solutions. Ils auront la possibilité d’enrichir et de contribuer à leur tour à la thématique.
  5. Les outils de développement de produit comme les AMDEC (FMEA) ne servent à rien si ils ne sont pas mis à jour avec les nouvelles problématiques rencontrées. Chaque ligne d’une AMDEC doit avoir une action associée comme la mise à jour d’une procédure.
  6. Les non-conformités internes doivent avoir une action corrective mettant en jeu la standardisation ou la formation. Elles sont trop souvent résolues par des méthodes de pompier.
  7. En tant qu’employé, contribuer à la création du savoir de l’entreprise est une satisfaction, une reconnaissance et une motivation.
  8. Il faut prendre le temps de faire ces actions et cela même face aux urgences. Les urgences arrivent parce que l’entreprise n’a pas bénéficié de suffisamment de retour d’expérience.

Les résultats de recherche de votre wiki d’entreprise dans rationalK

Il vous est maintenant possible d’inclure les résultats de recherche de votre wiki d’entreprise dans rationalK.
De nombreuses entreprises utilisent un wiki (du type de wikipedia basé sur la technologie wikimedia) pour stocker le savoir de type 2 (should do : best practise,…) ou le savoir de type 3 (could do : good practise,…). C’est une très bonne chose.

Le stockage d’article au format wiki est une bien meilleur approche que le stockage de fichier words pour des raisons de mise à jour, de suivi de modifications, de recherche d’information, etc.

En donnant l’adresse de votre wiki d’entreprise à rationalK, vous incluez automatiquement le contenu de votre wiki dans rationalK. Sans efforts.

Voir l’article de Nick Milton pour la gestion du savoir sous la forme de wiki.

Le savoir contenu dans les FMEA (AMDEC)

La dernière version de la suite rationalK, logiciel de gestion de la connaissance pour les pme permet aux utilisateurs de capitaliser le savoir contenu dans les FMEA (ou AMDEC en français).

Les FMEA (process et design) sont un recueil de toutes les lessons apprises par la société. Cela à condition de contourner les problèmes suivants :

  • La FMEA d’un produit est sauvegardé dans un fichier excel perdu au fin fond des sous-dossiers windows.
  • Si la FMEA du produit est mise à jour, le fonctionnement avec fichier excel rend très fastidieux la mise à jour des autres produits similaires

Le module FMEA pour rationalK vous apporte les solutions suivantes :

  • Importez en deux clics vos FMEA de base (aussi appelées FMEA générique ou core FMEA)
  • Les éléments de la FMEA sont sauvegardé dans la base de donnée ce qui vous permet de rechercher à la google à travers les entrées de cette base
  • A partir d’une FMEA générique, vous pouvez en 4 clics, exportez une FMEA spécifique pour un produit particulier en se basant sur les similarités de production et de design

Toutes les informations sur rationalk.ch.
Télécharger rationalK et le module FMEA.

Le logiciel est open-source, donc vos commentaires et contributions sont les bienvenus.